Eine solide Finanzplanung gehört in jeden Businessplan. Doch wenn Gründer konkrete Prognosen für mehrere Jahre in die Zukunft machen sollen, fühlen sie sich oft wie beim Blick in die Glaskugel. Sandeep Chhatwal aus dem Für-Gründer.de-Netzwerk erklärt Schritt für Schritt, wie man bei der Erstellung des Finanzplans vorgeht und was alles zu beachten ist.
Für-Gründer.de: Hallo Herr Chhatwal, zunächst ganz grundlegend, welche Bestandteile sollte die Finanzplanung im Businessplan eines Gründers enthalten?
Sandeep Chhatwal: Ziele der Finanzplanung sind unter anderem die Überprüfung auf Rentabilität des Geschäftskonzepts, die Ermittlung des Kapitalbedarfs und ob die Unternehmung auch wirklich finanzierbar ist. Hauptelemente der Finanzplanung sind deshalb der Liquiditätsplan, die prognostizierten Gewinne und Verluste sowie die Planbilanz mit den dazugehörigen Teilplanungen. Zu den Teilplanungen gehören die Umsatz-, Absatz-, Kosten-, Personalkosten-, Investitions-, Abschreibungs- und Rentabilitätsplanung. Darüber hinaus sollte ein Finanzierungsplan erstellt werden, falls der Kapitalbedarf mit bestehenden Mitteln nicht gedeckt werden kann.
Zum Errechnen der Umsatzplanung müssen Gründer die erwarteten Verkaufsmengen mit den kalkulierten Preisen der jeweiligen Produkte multiplizieren. Die Kostenplanung beinhaltet die Produktions-, Material-, Personal-, Investitions- und sonstige Kosten sowie Marketing- und Vertriebskosten. Viele der notwendigen Daten wurden bereits im Textteil des Businessplans erarbeitet. Die Rentabilitätsplanung fasst alle Planungen zusammen und stellt die wirtschaftliche Lage des Unternehmens dar.
Für-Gründer.de: Welchen Planungshorizont empfehlen Sie?
Sandeep Chhatwal: Mit dem Planungshorizont wird auch die Genauigkeit der Planung festgelegt.
Es gibt drei unterschiedliche zeitliche Betrachtungsweisen: kurz-, mittel- und langfristige Finanzplanungen. Grundlage der Differenzierung ist hierbei die Dauer der Planungsperiode.
Kurzfristige Finanzpläne können sich über einen Planungszeitraum bis zu einem halben Jahr erstrecken. Sie sind sehr detailliert und geben einen Überblick über die zu erwartenden Geldeingänge (Debitoren) bzw. Zahlungsverpflichtungen (Kreditoren).
Mittelfristige Finanzpläne stellen Einnahmen und Ausgaben dar, die im Laufe des ersten und zweiten Jahres geplant sind. Sie sind ungenauer, da die Planung weiter in die Zukunft gerichtet ist. Bei der langfristigen Planung, wie es bei Gründung der Fall ist, sollte der Finanzplan mindestens bis zu einem Jahr nach Erreichen des Break-Even, also den Punkt an dem die Erlöse die Kosten decken, reichen. Wird die Planungen für ein Unternehmen durchgeführt, welches bereits einige Jahre am Markt existiert, so sollte die Planung mithilfe von hochgerechneten Prognosen auf Basis von historischen Werten der letzten Jahre erstellt werden.
In der Regel verlangen Banken und die Agentur für Arbeit – für die Beantragung des Gründungszuschusses – für den Finanzplan einen Planungshorizont von drei Jahren. Businessplanwettbewerbe möchten erfahrungsgemäß in der Regel einen Planungshorizont von fünf Jahren sehen. Im Ergebnis lässt sich sagen, dass je weiter der Planungshorizont in der Zukunft liegt, die Prognose vom zukünftigen Cashflow schwieriger wird.
Für-Gründer.de: Die Prognose für die Zukunft mag vielen Gründern wie der Blick in die Glaskugel vorkommen. Warum ist, trotz aller bestehenden Unsicherheiten, die Finanzplanung für Gründer und Unternehmer ein so wichtiges Instrument?
Sandeep Chhatwal: Die pragmatischste Verwendung eines Finanzplans ist die Darstellung, woher das Geld kommt und wofür es ausgegeben werden soll. Leider lassen sich Finanzinformationen häufig in der Praxis nicht so leicht zusammenfügen, sodass man das Gefühl bekommt, in eine Glaskugel zu schauen. Jedoch können diese Unsicherheiten durch genaue Marktanalysen, transparente, realistische und nachvollziehbare Annahmen, fundierte Kenntnisse und Wissen über die Branche minimiert werden.
Eine weitere Möglichkeit Zweifel zu minimieren, ist das Erstellen von verschiedenen Szenarien der Finanzplanung. Beispielsweise könnte hierbei ein Worst-, Middle-, und Best-Case Szenario erstellt werden.
Bestehen trotz realistischer und nachvollziehbarer Annahmen weiterhin Unsicherheiten, so ist es trotzdem wichtig, die Finanzplanung als ein Instrument der Kontrolle zu benutzen. Sie ist neben dem Textteil der Hauptbestandteil des Businessplans und hilft die finanzielle Situation und die momentane Lage des Unternehmens zu überblicken. Des Weiteren löst der Finanzplan auch die Fragen nach der Höhe des benötigten Darlehens und was für Alternativen es geben könnte, um Engpässe zu vermeiden.
Ferner ist die Finanzplanung ein wichtiges Instrument um einen Soll-Ist-Vergleich durchzuführen, indem die im Voraus geplanten Ein- und Auszahlungen mit den tatsächlichen Werten ergänzt werden. Dadurch entsteht ein Lerneffekt und man wird immer besser darin, die Zukunft realistisch einzuschätzen, entsprechende Strategien aus dem betriebswirtschaftlichen Controlling abzuleiten und ist somit in der Lage, sein Unternehmen aktiv zu steuern.
Für-Gründer.de: Wie geht man im Detail bei der Berechnung des Kapitalbedarfs für die Gründung vor?
Sandeep Chhatwal: Die Ermittlung des Kapitalbedarfs ist eine Zeitraumermittlung. Ein vollständiger Kapitalbedarf sollte über einen Zeitraum von ein bis zwei Jahren mit dem Finanzplan durch Eintragung der monatlichen Einnahmen und Ausgaben ermittelt werden. Nur so wird zu jedem Zeitpunkt der Geschäftstätigkeit eine Kapitalüber- oder -unterdeckung festgestellt. Folgend stelle ich im Detail eine von mehreren Möglichkeiten für die Berechnung des Kapitalbedarfs für die Gründung vor:
Erst einmal sollten die Gründungskosten ermittelt werden. Das sind die Ausgaben, die angefallen sind, um seine Unternehmung zu starten. Hierzu gehören beispielsweise die Kosten für einen Berater oder die Ausgaben, um eine Gesellschaft zu gründen. Dazu werden als Nächstes die benötigten Investitionen des Unternehmens addiert.
Zu den Investitionen gehören alle einmaligen Anschaffungen, wie Maschinen, Computer, Grundstücke und Gebäude, Baukosten, Einrichtungsgegenstände, Firmenfahrzeuge, Betriebs- und Geschäftsausstattung, immaterielle Investitionen wie Lizenzen und Patente oder Software.
Addiert man hierzu noch die betrieblichen laufenden Ausgaben, wie z.B. Miete, Bürobedarf, Personalkosten und die privaten Ausgaben wie z.B. Lebenshaltungskosten, Krankenversicherung, Freizeitkosten hinzu, erhält man im Ergebnis den Gesamtkapitalbedarf des Unternehmens für die Gründung.
Da viele Gründer dazu neigen, in ihrer Startphase mit zu schnellen und hohen Umsätzen zu rechnen, sollte in den Gesamtkapitalbedarf ein Puffer mit eingerechnet werden, um auf Liquiditätsengpässe vorbereitet zu sein.
Für-Gründer.de: Als Gründer oder junges Unternehmen ist es schwer, bei der Finanzplanung die richtigen Annahmen zu treffen. Wie ist die beste Vorgehensweise?
Sandeep Chhatwal: Als Annahmen werden solche Aussagen beschrieben, die gegeben sind, jedoch begründet und reflektiert, aber nicht weiter überprüft werden. Für den Finanzplan sollten diese überwiegend durch Informationen aus Markt- und Branchendaten aufgestellt werden, die bei der Erstellung des Businessplans recherchiert und dokumentiert worden sind. Hierbei wird der Gründer nicht zu allen Aspekten seines Businessplans die benötigten Informationen zusammentragen können. So stehen Daten, die die Zukunft betreffen, in der Regel noch nicht gesichert fest. Hier müssen eigene Annahmen getroffen und gewagt werden. In diesen Fällen sollten die Aussagen und Annahmen stets mit Fakten belegt und diese transparent und nachvollziehbar dargestellt werden.
Solange die Hypothesen nachvollziehbar sind und auf tatsächlichen Fakten fußen, wird es auch ein kritischer Leser schwer haben, diese zu widerlegen.
Umso mehr der Gründer sich mit der Thematik befasst und seinen Markt besser kennenlernt, wird er feststellen, dass es ihm leichter fällt, richtige Annahmen zu treffen.
Für-Gründer.de: Wie plausibilisiert man die getroffenen Annahmen idealerweise im Businessplan?
Sandeep Chhatwal: Um nicht komplett auf dem falschen Weg zu geraten, empfiehlt es sich erstmal Informationen über bestimmte Webseiten, Branchenberichte und -reports einzuholen. Sehr zu empfehlen sind Internetseiten wie von statistischen Ämtern und Statistikdienstleistern, Firmendatenbanken, Marktforschungsinstituten, Unternehmensberatungen, Kreditinstituten, Raiffeisenbanken, führenden Verlagshäusern, der Außenhandelskammern, der Handwerkskammer, der Wirtschaftskammer, dem Arbeitsamt, dem Statistischen Bundesamt, dem Auswärtigen Amt, dem Bundesverband mittelständischer Wirtschaft oder dem Bundesministerium. Wichtig ist, dass sämtliche Zahlen mit realistischen und nachvollziehbaren Annahmen unterlegt sind, die Wichtigsten davon müssen in den Erläuterungen zur Finanzplanung beschrieben oder in tabellarischer Form dargestellt sein.
Für-Gründer.de: Welche Konsequenzen können fehlerhafte Annahmen haben und wie sollte man als Gründer damit umgehen?
Sandeep Chhatwal: Annahmen, die falsch oder fehlerhaft sind, verfälschen die gesamte Finanzplanung, angefangen mit der Umsatzplanung bis hin zur Rentabilitätsvorschau. Je nach fehlerhafter Annahme kann dann das Ergebnis der Planung in eine positive oder negative Richtung ausschlagen.
Des Weiteren besteht die Gefahr, falsche Vorstellungen über die Zukunft zu verstärken und daraufhin schlechte Entscheidungen zu treffen. Gründer sollten sich die Zeit nehmen, die vorhin bereits erwähnten verschiedenen finanziellen Szenarien zu berechnen und diese, falls möglich, mit einem Berater zu besprechen. Hierdurch sieht man, wie sehr der eigene Plan abweicht, wenn die Dinge nicht erwartungsgemäß verlaufen.
Für-Gründer.de: Die Liquiditätsplanung ist immens wichtig, hat aber einige Tücken. Wo lauern die größten Gefahren?
Sandeep Chhatwal: Die Liquiditätsplanung zeigt den Cashflow eines Unternehmens in einem bestimmten Zeitraum. Sie zeigt, wo das Geld herkommt und wofür es ausgegeben wird. Sofern alle fälligen Forderungen und Verbindlichkeiten pünktlich beglichen werden, sollte hier auch keine Gefahr entstehen.
Die Tücke besteht darin, dass Liquiditätsengpässe häufig überraschend eintreten, weil beispielsweise ein Kunde nicht sofort zahlen kann, sich plötzlich die Materialkosten um 10 % erhöhen oder unerwartet eine höhere Investition ansteht, für die keine Rücklagen aufgebaut wurden. Es entsteht ein Liquiditätsengpass, sodass das Unternehmen nur noch die wichtigsten Verbindlichkeiten begleichen kann. Zahlungen an Lieferanten können dann nicht mehr bezahlt werden, Kreditlinien werden überzogen oder die Mitarbeiter müssen auf ihren Lohn warten. All diese Umstände verursachen jede Menge weitere Kosten, da Verzugszinsen und Mahngebühren anfallen, Skontomöglichkeiten nicht mehr genutzt werden und Überziehungszinsen extrem teuer sind.
Ein Tipp ist die Liquiditätsplanung nicht nur einmal zu machen, sondern eher als ständige Aufgabe des Unternehmens zu sehen. Um Liquiditätsengpässe gut zu überstehen, sollten Gründer darauf achten, genügend Rücklagen zu schaffen.
Für-Gründer.de: Knackpunkt Bankgespräch: was sind die häufigsten Stolpersteine in Bezug auf den Finanzplan beim Gespräch mit der Bank?
Sandeep Chhatwal: Für das beantragte Darlehen haftet generell die Hausbank. Um das Risiko nicht alleine zu tragen, wird sie dem Gründer deshalb hinsichtlich des Geschäftskonzepts und der Sicherheiten auf den Zahn fühlen.
Drei wichtige Unterlagen für das Bankgespräch, in Bezug auf den Finanzplan, sind der Investitionsplan, die Rentabilitätsvorschau und der Liquiditätsplan.
- Der Investitionsplan ist die Aufstellung des kurz-, mittel- und langfristig benötigten Kapitalbedarfs, die nötigen Betriebsmittel, welche aus der Kostenplanung ermittelt wurden sowie die Kosten, die für die Gründung des Unternehmens angefallen sind. Grundsätzlich sollte darauf geachtet werden, dass ein finanzielles Polster eingeplant und nicht zu knapp gerechnet wird.
- Bei der Rentabilitätsvorschau werden die zu erwartenden Umsätze den zu erwartenden Kosten gegenübergestellt. Sie gibt Auskunft darüber, was am Ende des Geschäftsjahres als Ergebnis unterm Strich herauskommt. Da es sich bei dieser Planung um erwartete Zahlen handelt, wird die Bank prüfen, ob diese realistisch sind. Deshalb ist es wichtig, eher zurückhaltend in die Zukunft zu schauen.
- Eventuelle Verluste im ersten Jahr sind realistisch und bedeuten nicht das Aus als Unternehmer. Banken schätzen durchaus Gründer, die sich nicht selbst etwas vormachen und Verluste in die Kalkulation mit einbeziehen. Sollte allerdings die Rentabilitätsvorschau über den Planungshorizont von mehreren Jahren, ausschließlich ein Defizit ergeben, sollte dies auch den Gründer selbst nachdenklich stimmen.
- Zusätzlich benötigtes Fremdkapital, um die eigene Zahlungsfähigkeit durch fehlende Liquidität in der Anlaufphase zu gewährleisten, muss in der Kapitalplanung berücksichtigt werden. Einnahmen gleich den Ausgaben zu berechnen, sollte vermieden werden, da dies häufig unrealistisch wirkt und meistens nur auf dem Papier funktioniert. Stattdessen sollten die Einnahmen eher konservativ und die Ausgaben eher großzügig berechnet werden.
Für-Gründer.de: Welche drei Tipps können Sie Gründern und jungen Unternehmen für ihre Finanzplanung mit auf den Weg geben?
Sandeep Chhatwal: Zur Erstellung der Finanzplanung sind Finanzplanungstools sehr zu empfehlen: Diverse Seiten im Internet bieten kostenlose und nützliche Tools zum Download an. Den Gründern wird dadurch der Einstieg erheblich erleichtert.
Aus meiner Erfahrung scheitern viele Gründer daran, dass sie zu früh zu hohe Umsätze annehmen. Meine Empfehlung ist, zurückhaltend zu kalkulieren und sich stets eine Rücklage mit einzurechnen. Auch sollte bedacht werden, dass von der Aufnahme bis hin zur Rechnungsstellung und dem tatsächlichen Geldeingang einige Zeit vergehen kann. Hier ist eine gute Planung von elementarer Bedeutung.
Ich empfehle auch einen regelmäßigen Plan-Ist-Vergleich zu machen und die Prognosen im Rahmen der laufenden Finanzplanung anzupassen. Hieraus können wertvolle Erkenntnisse zur bisherigen Vorgehensweisen erschlossen und eventuelle Strategien neu abgeleitet werden.
Wichtig ist auch, sich Zeit zu nehmen für die Buchhaltung. Neukundenakquise und die Erfüllung laufender Aufträge sind wichtig. Überlebenswichtig ist es jedoch, den Überblick über Geld Ein- und Ausgang zu behalten. Eine leicht zu handhabende Software und ein strukturiertes Ablagesystem schaffen Ordnung und erleichtern den monatlichen Aufwand für die Buchhaltung.
Außerdem sollten Gründer stets ihre laufenden Kosten im Blick haben und prüfen. Hier ergeben sich vielfältige Einsparungsmöglichkeiten. Beispielsweise die Einhaltung von Kündigungsfristen, um bessere Konditionen für Folgeverträge auszuhandeln. Auch gibt es für Unternehmungen im gewerblichen Rahmen mitunter Sonderrabatte und günstige Angebote.
Für-Gründer.de: Vielen Dank für Ihre Praxistipps.
- Wir stellen Ihnen ebenfalls kostenlose Tools für die Finanzplanung im Businessplan zur Verfügung.
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