Zu Beginn der Unternehmensgründung und auch in der weiteren Unternehmensführung gilt es, eine Unmenge an steuerlichen und rechtlichen Fragen, zu klären. Die Wahl der Rechtsform, Buchführung und Buchhaltung oder Arbeitsverträge sind nur einige Themen, die auf Sie zukommen, wenn Sie eine Firma gründen. Guter Rat von Experten kann dabei eine starke Arbeitserleichterung darstellen.
Für-Gründer.de: Hallo Frau Plogmann, hallo Herr Chhatwal – Sie sind als Steuerberaterin und Rechtsanwalt in der Gründungsberatung tätig. Welche Fragen werden Ihnen denn am häufigsten gestellt?
Rechtsanwalt Sandeep Chhatwal: Sehr häufige Fragen der Gründer drehen sich um die Rechtsform: Welche Rechtsform ist für mein Unternehmen sinnvoll? Welcher zeitliche und finanzielle Aufwand ist mit der jeweiligen Rechtsform verbunden? Benötige ich einen Rechtsanwalt oder einen Notar? Muss ich einen schriftlichen Vertrag abschließen? Wie hoch ist mein Haftungsrisiko?
Aber auch die praktische Frage, unter welchem Namen kann ich mein Unternehmen führen, sowie bürokratische und rechtliche Hürden spielen schnell eine Rolle, wie etwa: Muss ich mein Unternehmen anmelden? Welche Behörde ist hierfür zuständig? Wie melde ich mein Unternehmen beim Finanzamt an? Habe ich bei den Behörden persönlich zu erscheinen oder kann ich die Anmeldungen per Internet durchführen?
Steuerberaterin Ulrike Plogmann: Im Hinblick auf steuerrechtliche Rahmenbedingungen werde ich oft gefragt: Was bedeutet „Kleinunternehmer”? Welche Steuern muss ich wann und in welcher Höhe zahlen? Wann bin ich umsatzsteuerpflichtig? Bin ich Freiberufler oder habe ich einen Gewerbetrieb? Welche Unterschiede bestehen zwischen der Freiberuflichkeit und einem Gewerbebetrieb?
Fragen rund um die Buchführung betreffen im Zuge der Selbstständigkeit bspw.: Wie erstelle ich eine Rechnung? Was muss eine Rechnung beinhalten? Welche Aufzeichnungen sind wie zu erstellen? Wie lange muss ich die Geschäftsunterlagen aufbewahren? Welchen finanziellen Aufwand muss ich für die Erstellung der Buchhaltung und für den Jahresabschluss einplanen? Wie bereite ich die Buchhaltung optimal auf? Welche Aufgaben kann ich selbst übernehmen und welche Aufgaben überlasse ich einem Experten, wie zum Beispiel einem Steuerberater?
Rechtsanwalt Sandeep Chhatwal: Ganz wichtig sind bei Gründern natürlich auch die Finanzierung und Fördermöglichkeiten, also wie viel Kapital benötige ich für mein Vorhaben? Wie erhalte ich den dazu passenden Kredit? Gibt es Vergünstigungen für Gründer?
Damit verbunden ist dann der Businessplan: Was beinhaltet ein Businessplan? Wer hilft mir bei der Erstellung? Wird die Beratung gefördert? Wenn ja, durch wen und in welcher Höhe ? Wo stelle ich den entsprechenden Antrag?
Steuerberaterin Ulrike Plogmann:
Das Thema Akquise spielt auch eine große Rolle: Wie gewinne und halte ich Kunden? Wie kann ich meine Marketingmaßnahmen optimieren? Wie kann ich mich von der Konkurrenz abheben? Was bedeutet Corporate Identity?
Und schließlich gilt es, auch auf die Absicherung von Risiken ein Auge zu werfen: Wie sichere ich mich im Krankheitsfall ab? Was geschieht, wenn der Umsatz ausfällt oder ein Schaden von mir verursacht wird?
Manch ein Gründer kommt sich bei all den Regelungen sicherlich vor, wie diese Parkbesucher
Für-Gründer.de: Kommen wir zunächst näher auf die Wahl der passenden Rechtsform zu sprechen – welche ersten Entscheidungskriterien würden Sie Herr Chhatwal als Anwalt denn anlegen?
Rechtsanwalt Sandeep Chhatwal: Die Wahl der passenden Rechtsform für ein Unternehmen muss grundsätzlich in jedem Einzelfall bestimmt werden, da jede Rechtsform Vor- und Nachteile hat. Die Entscheidung kann von persönlichen, finanziellen, steuerlichen und rechtlichen Folgen abhängig sein.
Darüber hinaus ist in vielen Fällen früher oder später an eine Anpassung der ursprünglich gewählten Rechtsform an die Unternehmensentwicklung zu denken, um zum Beispiel Steuern zu sparen, oder die persönliche Haftung auszuschließen. Grundsätzlich wird zwischen Einzelunternehmer, Personen- und Kapitalgesellschaften unterschieden.
Für-Gründer.de: Und was ist aus Sicht einer Steuerberaterin für Gründer bei der Rechtsformwahl grundlegend zu beachten?
Steuerberaterin Ulrike Plogmann: Die gewählte Rechtsform bestimmt die Steuerlast des Unternehmens. Und sie bestimmt auch, welche Steuerarten veranlagt werden.
Beim Einzelunternehmen werden die Einkommensteuer, die Umsatzsteuer und bei Gewerbetreibenden zusätzlich die Gewerbesteuer festgesetzt. Die Gewerbesteuer ist allerdings auf die Einkommensteuer anrechenbar, sodass sich eine Entlastung für Gewerbetreibende ergibt.
Die Personengesellschaft selbst ist nicht steuerpflichtig. Der Gewinn wird durch das Betriebstättenfinanzamt einheitlich für das Unternehmen und gesondert für die einzelnen Gesellschafter festgestellt. Das jeweilige Wohnsitzfinanzamt veranlagt anschließend den Gewinn in der Einkommensteuererklärung des Gesellschafters mit seinem individuellen Steuersatz. Die Umsatz-, Lohn- und gegebenenfalls die Gewerbesteuer werden durch die Gesellschaft abgeführt.
Die GmbH und die UG – als kleinere Form der GmbH – sind Kapitalgesellschaften und steuerlich eigenständige Körperschaften. Sie werden neben der Umsatz- und Lohnsteuer zur Körperschaftsteuer veranlagt. Kraft Rechtsform ist eine GmbH stets gewerbesteuerpflichtig. Die Verteilung der Gewinne an die Gesellschafter erfolgt über eine Gewinnausschüttung, die der Kapitalertragsteuer unterliegt.
Für-Gründer.de: Frau Plogmann, EÜR oder doppelte Buchführung, welcher Unternehmer kann was anwenden und wie unterscheidet sich der Aufwand?
Steuerberaterin Ulrike Plogmann: Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung eignet sich als einfache Buchführung für Kleinunternehmen und Freiberufler. Sie ist nur zulässig für Unternehmen, die nicht buchführungspflichtig sind. Einfache, nicht-komplizierte Geschäftsvorfälle können auf einfache Weise dargestellt werden. Es besteht keine Aufzeichnungspflicht. Der Gewinn bzw. Verlust wird durch die Gegenüberstellung der Einnahmen und der Ausgaben berechnet. Es erfolgt keine Ermittlung von Beständen von Kasse, Bank und Anlagevermögen. Die Höhe des Betriebsvermögens ist ebenfalls nicht dargestellt. Aus diesem Grunde sollte gerade bei Gründern der Steuerberater dafür Sorge tragen, dass der Gründer auch bei der einfachen Buchführung nicht den Überblick über seine Liquiditäts- und Vermögenslage verliert. Die Basis hierfür ist eine monatliche aussagekräftige betriebswirtschaftliche Auswertung.
Die doppelte Buchführung ist für Kaufleute nach Handelsrecht und nach Steuerrecht gesetzlich vorgeschrieben. Kapitalgesellschaften gelten immer als Kaufleute. Auch Nichtkaufleute sind unter bestimmten Voraussetzungen bei einem Umsatz von 500.000 Euro oder bei 50.000 Euro Gewinn buchführungspflichtig.
Die doppelte Buchführung erfordert einen höheren zeitlichen und formalen Aufwand durch die Pflicht zur Erstellung einer Bilanz- und Gewinn- und Verlustrechnung. Es sind die Vorschriften einer ordnungsgemäßen Buchführung zu beachten. Die einzelnen Geschäftsvorfälle sind fortlaufend, vollständig, zeitnah und für jeden außenstehenden Dritten nachvollziehbar aufzuzeichnen. Bei Betrieben mit vorwiegend „Bargeschäften” wie zum Beispiel in der Gastronomie steht die ordnungsgemäße Kassenführung im Visier der Steuerprüfer.
Eine nicht ordnungsgemäße Buchführung kann seitens der Finanzbehörde verworfen werden und bei Zweifeln an der vollständigen Erfassung zu nicht unerheblichen Zuschätzungen und Steuernachzahlungen führen. Die doppelte Buchführung gestattet jederzeit einen Einblick in die Vermögenslage des Unternehmens. Darüber hinaus ist eine qualitativ gut durchgeführte Buchführung die Grundlage für ein erfolgreiches Controlling als Steuerungsinstrument des Unternehmens.
Für-Gründer.de: Nach dem Ende des Geschäftsjahres steht auch der Jahresabschluss an – welche Fristen gibt es hier und was müssen insbesondere Kapitalgesellschaften beachten?
Steuerberaterin Ulrike Plogmann: Die Frist zur Aufstellung des Jahresabschlusses richtet sich nach der Rechtsform des Unternehmens sowie nach handelsrechtlichen und steuerrechtlichen Vorschriften. Bei Kleinunternehmen und Freiberuflern ist eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung nach Ablauf des Geschäftsjahres innerhalb eines Jahres zu erstellen. Wird die Einnahmen-Überschuss-Rechnung nicht durch einen Steuerberater erstellt, verkürzt sich die Frist auf fünf Monate.
Buchführungspflichtige Unternehmen sind dabei verpflichtet, nach Ablauf des Geschäftsjahres einen Jahresabschluss, bestehend aus der Bilanz und der Gewinn- und Verlust-Rechnung zu erstellen. Kapitalgesellschaften sind darüber hinaus verpflichtet, je nach Größenmerkmalen einen Anhang und einen Lagebericht zu erstellen.
Gemäß Handelsrecht hat die Erstellung des Jahresabschlusses bei Einzelunternehmen und Personengesellschaften innerhalb der einem ordnungsmäßigen Geschäftsgang entsprechenden Zeit zu erfolgen. In der Fachliteratur spricht man von einem Zeitraum von ungefähr sechs bis sieben Monaten. Spätestens zum Ablauf des folgenden Geschäftsjahres sollte der Jahresabschluss erstellt sein.
Kapitalgesellschaften und besondere Personengesellschaften sind verpflichtet, den Jahresabschluss innerhalb von drei Monaten zu erstellen. Kleinere Kapitalgesellschaften haben eine Frist von sechs Monaten zu beachten. Hinzu kommt noch die Verpflichtung zur Offenlegung bzw. Hinterlegung des Jahresabschlusses im Handelsregister.
Unabhängig von den Fristen ist dem Gründer zu empfehlen, zum Zwecke der eigenen Übersicht und Steuerung des Unternehmens möglichst zeitnah nach Ablauf des Geschäftsjahres den Jahresabschluss zu erstellen und zu analysieren.
Für-Gründer.de: Aber auch direkt zur Gründung meldet sich schon das Finanzamt und schickt einen Bogen zur steuerlichen Erfassung – worum geht es dabei?
Steuerberaterin Ulrike Plogmann: Es geht hierbei um die Aufnahme der persönlichen und unternehmerischen Daten des Gründers zur Erfassung beim Finanzamt. Es erfolgt eine Einordnung als Freiberufler bzw. Gewerbetreibender. Zum Zwecke der Festsetzung von Vorauszahlungen der Einkommensteuer bzw. Gewerbesteuer ist der voraussichtliche steuerpflichtige Gewinn zu schätzen. In diesem Rahmen werden auch steuermindernde Ausgaben wie Vorsorgeaufwendungen berücksichtigt.
Zur Einordnung des Unternehmers als Kleinunternehmer oder zur Feststellung von steuerfreien und steuerpflichtigen Umsätzen sind die Art der Umsätze und die voraussichtliche Höhe der Umsätze anzugeben. Die Fragen zu der Personalstruktur dienen zur Feststellung, ob die Lohnsteuer jährlich, vierteljährlich oder monatlich abzugeben ist. Für den Gründer bedeutet die Aufnahme der Unternehmensdaten auch die Erteilung einer Steuernummer und gegebenenfalls der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer zur Erstellung seiner Ausgangsrechnungen.
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