Konflikte mit Mitarbeitern regeln

Frust, Enttäuschungen oder sogar Betrug: Jederzeit kann es Konflikte mit Mitarbeitern geben. Wir zeigen, wie ihr damit umgeht.

Tipps für Konflikte und Fehlverhalten durch Mitarbeiter

• Welche Konflikte können auftreten?
• Lösungen für Konflikte mit Mitarbeitern
• Mediation: Wann ist sie sinnvoll?
• Betrug durch Mitarbeiter: Schäden im dreistelligen Millionenbereich
• Was tun bei Vermutung eines Betruges?
• Als Arbeitgeber eine Detektei einsetzen

Welche Konflikte können auftreten?

Konflikte können in jedem Bereich vorkommen, in dem Menschen zusammenarbeiten. Dabei gibt es verschiedene Arten von Konflikten, die kategorisierbar sind:

• Sachkonflikte: Ein Zustand wird bemängelt, etwa ein kaputter Monitor am Arbeitsplatz. Dieser Zustand lässt sich schnell beheben, indem die Konfliktursache beseitigt wird. In diesem Fall wird einfach ein neuer Monitor angeschafft.
• Beziehungskonflikte: Konflikte, die durch Antipathie auftreten. Etwa, weil man einen Kollegen oder Vorgesetzten aufgrund bestimmter Eigenschaften (Charakter, Stimme etc.) nicht leiden kann oder dessen Autorität nicht akzeptiert.
• Wahrnehmungskonflikte: Unterschiedliche Wahrnehmung führt zu Konflikten. Etwa, wenn der Chef zum Mitarbeiter sagt: “Erledige das bitte schnell.” Was für den Chef wie eine normale Anweisung klingt, kann bei einem Mitarbeiter als Befehlston ankommen und zu Groll führen.
• Rollenkonflikte: Es kommt zu Spannungen, wenn eine Führungskraft oder ein Mitarbeiter der eigenen Rolle nicht gerecht wird. Zum Beispiel dann, wenn der Sales-Mitarbeiter zum Monatsende zu wenig Leads vorweist oder der Chef doch nicht als offener Ansprechpartner zur Verfügung steht, obwohl er dies kommuniziert hat.
• Zielkonflikte: Unterschiedliche Erwartungen und Zielvorstellungen kollidieren miteinander: Der Mitarbeiter möchte mehr Arbeitstage im Homeoffice verbringen, der Chef hingegen wünscht Präsenz.
• Verteilungskonflikte: Ein Mitarbeiter fühlt sich benachteiligt, weil ein Kollege im subjektiven Vergleich mehr Geld verdient, schneller Karriere macht, weniger Projekte auf dem Schreibtisch hat etc.

Lösungen für Konflikte mit Mitarbeitern

Für die Lösung von Konflikten bieten sich folgende Möglichkeiten an:

• Gespräche: Feedbackgespräche und Mitarbeitergespräche sind die Mittel der Wahl, um interne Konflikte im Unternehmen zu lösen. Diese Gespräche sollten mindestens einmal im Quartal, besser häufiger stattfinden, um die Bindung zu den Mitarbeitern aufrechtzuerhalten.
• Regeln für Mitarbeiter: Klare Regeln verringern Fehlkommunikation und Missverständnisse. Haltet diese Regeln im Arbeitsvertrag fest und erstellt Leitlinien für die interne Kommunikation, um Konflikte mit Mitarbeitern zu vermeiden. Wann darf wer für wie lange ins Homeoffice? Welche Nebentätigkeiten sind erlaubt, welche nicht? Welche Spesen werden vom Arbeitgeber ersetzt und in welchem Umfang? Bei wem erfolgt bis wann eine Krankmeldung? All diese Umstände von vornherein zu regeln, führt zu Klarheit und damit zu Zufriedenheit im Team.
• Individuelle Vereinbarungen: Mitarbeiter möchten, dass ihre persönliche Lebenssituation berücksichtigt wird. Sei es, um die Kinderbetreuung gewährleisten zu können oder persönliche Bedürfnisse wie Sport mit dem Job in Einklang zu bringen. Individuelle Vereinbarungen verringern Konflikte mit Mitarbeitern, sollten zur beidseitigen Sicherheit aber immer verschriftlicht werden.

Mediation: Wann ist sie sinnvoll?

Mediation ist dann sinnvoll, wenn sowohl die Führungskraft als auch der Mitarbeiter an einer gemeinsamen Lösung eines Konfliktes interessiert sind. Ist diese Grundvoraussetzung gegeben, kann der Mediator vermitteln.

Nicht sinnvoll ist eine Meditation dann, wenn

• es beiden oder einer Partei darum geht, recht zu haben,
• ein großes, unüberwindbares Machtgefälle zwischen den Parteien besteht oder
• eine der beiden Parteien einen Rechtsstreit anstrebt.

Mediation ist eine Chance, Konflikte zu lösen, wenn beide Seiten das möchten. Doch gibt es bedauerlicherweise auch andere Fälle, bei denen Profis wie Detektive helfen können.

Betrug durch Mitarbeiter: Schäden im dreistelligen Millionenbereich

Trotz aller Regeln und Absprachen kommt es leider vor, dass Mitarbeiter betrügen. Die häufigsten Delikte finden in diesen Bereichen statt:

• Unterschlagung
• Diebstahl
• Täuschung
• Korruption

In 61 Prozent der Fälle, in denen Unternehmen von kriminellen Handlungen wie Diebstahl, Spionage und Sabotage betroffen sind, stecken die eigenen Mitarbeiter dahinter. Allein durch interne Diebstähle entstand dem deutschen Handel im Jahr 2020 ein Schaden in Höhe von 950 Millionen Euro. Damit verbundene Konflikte und ihre juristischen Folgen betreffen etliche Betriebe hierzulande.

Was tun bei Vermutung eines Betruges?

Besteht ein Verdacht auf ein Vergehen oder gar Verbrechen, aber es fehlt an Beweisen, fühlen sich Arbeitgeber der Situation gegenüber oft ohnmächtig. Mit den folgenden Tipps bleiben sie handlungsfähig:

Stichprobenkontrolle

Es fehlen regelmäßig Büroutensilien wie Kugelschreiber, Ordner oder Klemmbretter? Die meisten Unternehmer haben sicherlich kein Problem damit, wenn ein Mitarbeiter nach Feierabend einen Kuli versehentlich in der Hosentasche stecken lässt, sofern er ihn am nächsten Tag zurück ins Office bringt.

Wenn es aber regelmäßig passiert, dass Büromaterial verschwindet, liegt der Verdacht nahe, dass jemand sich widerrechtlich an Firmeneigentum bedient. In diesem Falle lohnt sich eine Stichprobenkontrolle, jedoch muss der Mitarbeiter dieser Kontrolle zustimmen. Wenn er sich verweigert, kann dies ein erstes Indiz dafür sein, dass es sich um den Täter handelt. In diesem Fall sollte ein Gespräch über die Gründe der Verweigerung folgen.

Dennoch ist die Situation für den Arbeitgeber schwierig: Werden die Taschenkontrolle und ein Klärungsgespräch verweigert, ist der Diebstahl nicht nachweisbar, so erhärtet der Verdacht auch sein mag. Leichter wird es, wenn der Dieb auf frischer Tat ertappt wird, sei es persönlich oder durch Videoaufnahmen.

Gründlicher Abgleich des Bestands

Eine regelmäßige, sorgfältige Bestandsaufnahme ist essenziell, um kriminelle Aktivitäten im Hintergrund zu erkennen. Wer regelmäßig Inventuren vornimmt und Buch führt, dem fallen Ungereimtheiten auf. Das kann Wochen oder sogar Monate dauern, doch immerhin wird der Diebstahl bemerkt. Das gilt beispielsweise auch für auffällige Überweisungen vom Firmenkonto zu anderen Konten. Hier sollte der Arbeitgeber stutzig werden, weiter nachforschen und die Mitarbeiter ggf. damit konfrontieren.

• Achtung: Eine zu frühe Konfrontation kann negative Folgen für den Arbeitgeber haben. Nicht nur besteht das Risiko einer vertrauensbrechenden Falschbeschuldigung, es können sich auch rechtliche Konsequenzen daraus ergeben.

Überwachung: Was ist erlaubt und was nicht?

Die Überwachung der eigenen Mitarbeiter ist durch den Gesetzgeber stark reglementiert. Grundlage ist das Bundesdatenschutzgesetz, das eine Überwachung der Mitarbeiter nur in besonderen Fällen gestattet, da durch sie je nach Überwachungsintensität das Persönlichkeitsrecht beeinträchtigt wird. Die Möglichkeiten zur Überwachung sind:

• Observation des Mitarbeiters
• GPS-Überwachung
• PC-Überwachung
• Kamera-Überwachung

Näheres zu den einzelnen Methoden:

Observation des Mitarbeiters

Das klassische “Sich an die Fersen heften” erwägen Arbeitgeber zum Beispiel dann, wenn sie den Verdacht haben, dass Mitarbeiter sich krankschreiben lassen, obwohl sie es nicht sind. In diesem Falle sind Observationen zulässig, die mit einer Kamera dokumentieren, dass der Arbeitnehmer den Krankheitsgrund nur vorgetäuscht hat.

Ein Beispiel wäre eine Krankschreibung über mehrere Wochen mit der Begründung eines Unterschenkelbruchs. Wenn der Arbeitgeber am Tag drauf jedoch eindeutig belegen kann, dass der Arbeitnehmer joggend im Park zu sehen war, handelt es sich um Betrug seitens des Mitarbeiters. Eine außerordentliche Kündigung wird dadurch möglich, wie auch rechtliche Schritte.

GPS-Überwachung

Bei Firmenwagen ist die Überwachung via GPS unter strengen Auflagen erlaubt. Diese darf nur in den Arbeitszeiten erfolgen und der Arbeitnehmer muss eindeutig darüber Bescheid wissen. So muss eine Leuchtanzeige im Wagen signalisieren, dass ein Ortungssystem läuft.

PC-Überwachung

Eine ständige PC-Überwachung unter Generalverdacht ist nicht zulässig. Es braucht einen hinreichenden, konkreten Verdacht auf eine missbräuchliche Nutzung, intensives privates Surfen etwa. Wenn hingegen die private Nutzung des Arbeitscomputers ausdrücklich erlaubt ist, ist eine Überwachung grundsätzlich ausgeschlossen.

Video-Überwachung

Da die Video-Überwachung stark in das Persönlichkeitsrecht der Mitarbeiter eingreift, ist diese gesetzlich besonders rigoros geregelt. So darf sie nur anlassbezogen eingesetzt werden. Weiterhin müssen die Kameras gut sichtbar sein. Erst wenn die Mitarbeiter über die Videoüberwachung informiert wurden und dieser zugestimmt haben, darf der Arbeitgeber sie auch durchführen.

Als Arbeitgeber eine Detektei einsetzen

Mögliche kriminelle Handlungen von Mitarbeitern aufzudecken, ist ein zeitintensiver Prozess, bei dem viele Fehler passieren können. Schnell machen Arbeitgeber sich hierbei selbst strafbar, wenn sie die bestehenden Gesetze missachten – sei es aus Ärger oder Unkenntnis. Das kann bei Verletzung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) oder der Persönlichkeitsrechte von hohen Bußgeldern bis hin zu Freiheitsstrafen führen.

Eine professionelle Detektei ist der richtige Partner in solch einer Situation. Während der Unternehmer sich weiter um das laufende Geschäft kümmert, widmet sich die Detektei dem Fall.

Detektive können Mitarbeiter im gesetzlichen Rahmen überwachen und so Beweise für unternehmensschädigendes Fehlverhalten sammeln, die sich vor Gericht verwenden lassen.

• Tipp: Detekteikosten können in Form von Schadenersatz erstattungsfähig sein, wie einzelne Gerichte entschieden haben. Bei nachweisbarem Fehlverhalten können dem Arbeitnehmer sogar die Kosten in Rechnung gestellt werden.

Wir hoffen, dass ihr idealerweise nie in eine solch unangenehme Lage kommt. Wenn das aber der Fall ist, helfen Profis weiter. Wir wünschen euch eine harmonische und erfolgreiche Zusammenarbeit im Team!

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