Nicht nur wegen der derzeitigen Corona-Pandemie ist das Homeoffice ein topaktuelles Thema. Hier findet ihr Tipps zur Einrichtung und erfahrt mehr über die Homeoffice-Pflicht aus der aktuellen Corona-Verordnung der Bundesregierung.
Inhaltsverzeichnis
- Homeoffice: Gute Arbeitsumgebung schaffen
- Was gehört zu einer guten Arbeitsumgebung?
- Sind Unternehmen verpflichtet, die Arbeit im Homeoffice zu ermöglichen?
- Homeoffice: Wer zahlt?
- Was sind “zwingende betriebliche Gründe”?
Homeoffice: Gute Arbeitsumgebung schaffen
Viele Beschäftigte sind seit Monaten im Homeoffice, manche sogar schon seit Beginn der Pandemie. Grund genug, sich um eine Neugestaltung bzw. Optimierung der häuslichen Arbeitsumgebung zu kümmern, da Heimarbeit wohl auch den kommenden Wochen und Monaten der hauptsächliche Zustand bleiben wird.
Wer hingegen kein eigenes Arbeitszimmer für sein Homeoffice besitzt, muss sich zwangsläufig eine Alternative ausdenken. Diese sollte im Alltag funktionieren und sich gut in die Wohnung integrieren lassen. Damit ihr in eurem Homeoffice produktiv arbeiten könnt, sollte euer Arbeitsbereich einige Voraussetzungen erfüllen. Hier eine Reihe von Tipps für eine gute Arbeitsumgebung in der eigenen Wohnung.
Ideal: Ein fester Platz
Wenn ihr kein Arbeitszimmer besitzt, ist ein fest eingerichteter Arbeitsbereich die zweitbeste Lösung. Ein guter Platz dafür ist in vielen Fällen das Wohnzimmer. Aber auch der Flur, das Schlafzimmer oder die Küche sind geeignete Orte. Voraussetzung ist allerdings, dass ihr genügend Platz und Ruhe habt, um eurer Arbeit nachgehen zu können.
Wer genügend Platz hat, kann den Arbeitsbereich durch einen Raumtrenner vom übrigen Raum trennen. Als Raumtrenner eignen sich zum Beispiel ein Paravent, Regale oder Pflanzen. Flexible Regalsysteme bieten viele Möglichkeiten, euren Workspace genau so zu gestalten, wie ihr ihn haben möchtet, und halten alles Nötige auf kompakter Fläche griffbereit. Der Vorteil des Homeoffice ist ja gerade, dass ihr es ganz nach euren eigenen Vorstellungen und Bedürfnissen einrichten könnt.
Was tun, wenn der Platz für einen Schreibtisch fehlt?
Wer keinen Schreibtisch in seiner Wohnung unterbringen kann, muss sich zwangsläufig anders behelfen. Hier bieten sich der Küchentisch oder der Esszimmertisch für das Homeoffice an. Wenn euer Regalsystem im Wohnzimmer eine Arbeitsfläche in der richtigen Höhe besitzt, kann auch dieses zum Arbeitsbereich umfunktioniert werden.
Optimal ist es, wenn ihr einen Platz für eure Arbeitsmaterialien in der Nähe des Arbeitsbereichs schaffen könnt, etwa separate Fächer im Küchenschrank oder im Regal. Wenn ihr keinen Platz in euren Schränken erübrigen könnt, ist ein Rollwagen oder ein kleines Standregal eine praktikable Lösung. Auch stapelbare Kunststoffkisten bieten Platz für eure Utensilien und können nach der Arbeit leicht verstaut werden.
Was gehört zu einer guten Arbeitsumgebung?
Euer Arbeitsbereich sollte euch gefallen. Richtet ihn so ein, dass ihr gerne dort arbeitet. Habt eure Arbeitsutensilien griffbereit. Sonst müsst ihr immer aufstehen, wenn ihr etwas braucht. Das unterbricht nicht nur eure Konzentration und euren Arbeitsfluss, sondern kostet auch viel Zeit. Schafft euch genügend Stauraum für eure Unterlagen und Utensilien. Inspirationen für kreative Lösungen findet ihr im Internet.
Auch eine gute Beleuchtung ist wichtig. Eine Schreibtischlampe ist auf jeden Fall eine gute Investition. Der Arbeitsbereich sollte gut ausgeleuchtet, aber vor direkter Sonneneinstrahlung geschützt sein. Auch wenn euer Stuhl kein Bürostuhl ist, sollte er bequem und rückenschonend sein.
Hier noch einmal alle Punkte auf einen Blick. Der Arbeitsbereich sollte
- schön gestaltet sein,
- genug Platz für Computer, Tastatur und Co bieten,
- genug Stauraum für Unterlagen und Büroutensilien haben,
- gut beleuchtet sein und
- einen bequemen und rückenschonenden Stuhl besitzen.
Ordnung im Homeoffice
Ein weiteres wichtiges Thema ist die Ordnung. Gerade wenn der Arbeitsbereich klein ist, kann rasch das Chaos ausbrechen. Aus diesem Grund sind einige Vorüberlegungen und Vorbereitungen nötig. Nutzt unbedingt Ordnungshelfer wie Ordner, Stehordner oder Ablagen für eure Unterlagen und Dokumente.
Boxen oder kleine Schubladenteile sind die idealen Orte für Stifte, Ladekabel, Textmarker, Locher und all die anderen kleinen unverzichtbaren Bürohelfer. Beschriftungen helfen dabei, auch hier die Übersicht zu behalten. Nutzt ihr viele Geräte, dann kann sich rasch der berüchtigte Kabelsalat einstellen. Hier wirken Klettverschlussbänder wahre Wunder.
Sind Unternehmen verpflichtet, die Arbeit im Homeoffice zu ermöglichen?
Die Bundesregierung hat mit Wirkung zum 27. Januar 2021 eine neue Corona-Arbeitsschutzverordnung erlassen. Sie verpflichtet Arbeitgeber tatsächlich dazu, ihren Mitarbeitern die Arbeit im Homeoffice möglich zu machen. Allerdings nur, falls dies auch betrieblich machbar ist – oder genauer gesagt, wenn dem nicht zwingende betriebliche Gründe entgegenstehen.
Wichtig ist: Diese Verordnung gilt nicht generell, sondern nur für die Dauer der Pandemie. Wenn wieder normale Verhältnisse herrschen, gilt weiterhin die Pflicht für Arbeitnehmer, an ihrem betrieblichen Arbeitsplatz zu erscheinen – es sei denn, vertraglich wird etwas anderes vereinbart.
Homeoffice: Wer zahlt?
Wer zuhause arbeitet, hat Kosten. Miete, Strom, Telefon, Verbrauchsmaterialien, Internet, Büromöbel – all das kostet. Dass Arbeitnehmer auf den Kosten allein sitzen bleiben, wäre weder gerecht noch wünschenswert. Der Gesetzgeber hat deshalb einige Möglichkeiten geschaffen, um die Lasten gerecht zu verteilen. Realistischerweise muss man sagen, dass hier noch längst nicht alle Detailfragen wasserdicht geregelt sind. Es gibt jedoch einige Leitlinien, an denen man sich als Arbeitgeber orientieren kann.
Grundsätzlich stellt die Homeoffice-Pflicht aus der Corona-Arbeitsschutzverordnung eine Ausnahme zum geltenden Recht dar. Das pandemiebedingte Homeoffice ist dem regulären Homeoffice nicht gleichgestellt.
Eine Verpflichtung, etwa Büromöbel oder Computer auf Firmenkosten anzuschaffen, besteht deshalb nicht – das Homeoffice soll ja keine Dauerlösung, sondern ein Provisorium auf Zeit sein. Allerdings liegt es im Interesse aller Beteiligten, eine faire und praktikable Lösung zu finden. Das kann bedeuten, dass ihr improvisieren müsst. Wichtige Information für eure Mitarbeiter: Die Aufwendungen für die Einrichtung eines Homeoffice können oft steuerlich berücksichtigt werden.
Kosten für Arbeitsmittel und Verbrauchsmaterialien
Versandtaschen und Umschläge, Papier, Locher, Hefter und andere Büromaterialien oder auch Laptops können aus dem Firmenbestand ins Homeoffice mitgegeben werden. Die Beschäftigten können auch gegen Kostenerstattung in Vorleistung treten (§3 Nr. 50 EStG, steuerfreier Ersatz). Wichtig ist nur, dass eine private Nutzung von Verbrauchsmaterialien und Arbeitsmitteln ausgeschlossen ist und sie im Eigentum der Firma verbleiben. Ansonsten werden sie vom Finanzamt als Arbeitslohn eingestuft, der versteuert werden muss.
Wichtig: Schriftliche Vereinbarungen treffen!
Um steuerlich berücksichtigt werden zu können, müssen Sonderausgaben fürs Homeoffice klar zu belegen sein. Grundlegend dafür ist, dass Zuschüsse etwa für Telefon und Internet, die betriebliche Nutzung von Firmeneigentum im Homeoffice, Arbeitszeiten oder gegebenenfalls Anschaffungen wie Bürostühle oder Schreibtische fürs Homeoffice vertraglich geregelt werden. So können Mehrausgaben klar zugeordnet und als Betriebskosten oder betriebliche Sonderaufwendungen verbucht werden. In Einzelfragen kann der Steuerberater euch weiterhelfen.
Was sind “zwingende betriebliche Gründe”?
Wenn zwingende betriebliche Gründe dem entgegenstehen – und nur dann – kann von einer Homeoffice-Pflicht der Mitarbeiter abgesehen werden. Leider ist diese Formulierung trotz ihrer verbindlichen Rechtswirksamkeit bis jetzt (Stand: 10.Februar 2021) nirgendwo näher ausgeführt. In Rechtsportalen im Internet stößt diese Formulierung deshalb viele Diskussionen an. Wir können aber aus anderen, ähnlichen betrieblichen Situationen – etwa einem Teilzeitverlangen eines Mitarbeiters – ableiten, was man darunter verstehen könnte. So sind schwerwiegende Gründe etwa,
- wenn die Sicherheit im Betrieb durch die Heimarbeit gefährdet werden würde,
- wenn die Betriebsorganisation oder Betriebsabläufe dadurch erheblich gestört würden,
- wenn dadurch unzumutbare finanzielle Belastungen für das Unternehmen entstehen würden.
Wer gerade erst sein Geschäft gegründet hat – oft mithilfe von Krediten und schmalen Rücklagen – hat nur wenig finanziellen Spielraum, um seinen Mitarbeitern zum Beispiel umfangreiche Ausstattungszuschüsse zu bezahlen. Hier gilt: Sprecht mit euren Angestellten über die Situation, über das, was machbar ist und was nicht. Die derzeitige Situation verlangt beiden Seiten Kompromisse ab.
Lösungen, die fair, bezahlbar und praktikabel sind, sollten die Bedürfnisse beider Seiten berücksichtigen, ohne den Interessen des Unternehmens zu schaden. Das wird beiden Seiten einiges an Flexibilität abverlangen. In der Praxis wird man oft gefordert sein, kreativ zu werden und provisorische Lösungen zu finden, die ein Weiterarbeiten in der Krise möglich machen – sodass möglichst alle unbeschadet durch die Pandemie kommen.
Der Beitrag Homeoffice – platzsparend, ordentlich und gemütlich einrichten erschien zuerst auf GründerDaily - Deine tägliche Dosis Unternehmertum.