Teameetings finden immer nur im Büro und sitzend statt? Von wegen! Es gibt viele Varianten dafür, wie sich Teammeetings gestalten lassen. Wir stellen die beliebtesten vor.
#1 Morning Cheers
Ein freundlicher Morgengruß kann den ganzen Tag erhellen. Ob als kurzer Plausch in der Küche mit einem frischen Kaffee oder einem gemeinsamen Frühstück, um in den Tag zu starten: Mit dem Morning Cheers lässt sich daraus eine feste Konstante entwickeln, welche die Laune der Belegschaft hebt.
Dieses Teammeeting darf ruhig locker ablaufen, es lassen sich aber schon wichtige Punkte der Tagesagenda anreißen. Wichtig ist, dass alle im Team am Morning Cheers teilnehmen können, und zwar freiwillig.
- Häufigkeit: 1x täglich
- Dauer: maximal 15 Minuten
#2 Kick-off-Meeting
Das Gegenstück zum retrospektiven Meeting ist das Kick-off-Meeting, der Auftakt für ein Projekt. Im Zuge dieser Initialzündung tauscht sich das Team über Projektziele und den geplanten Ablauf aus. Im Kick-off werden auch die Verantwortlichkeiten sowie der Zeitrahmen bis zum Abschluss definiert. Im Kick-off-Meeting sind zusammen mit dem Team auch Auftraggeber und Stakeholder anwesend.
- Häufigkeit: 1x zu Beginn des Projektstarts
- Dauer: 60-120 Minuten
#3 Retrospektives Teammeeting
Die Idee, diese Meetings zu gestalten, stammt aus dem Scrum. Anders als bei den meisten Teammeetings geht es im retrospektiven Meeting nicht um den Blick nach vorn, sondern zurück: allerdings nicht aus reinem Selbstzweck, sondern mit dem Ziel, konstruktiv mit passierten Fehlern umzugehen, um Prozesse für die Zukunft zu optimieren.
Auch hier können wieder die gesamte Belegschaft oder eine Abteilung die Teammeetings gestalten. Wichtig ist, wie bei jedem Feedback, dass dieses respektvoll und mit der Absicht auf Verbesserungen vorgetragen wird. Bekannt ist hierbei die sogenannte Vegas-Regel, die besagt:
What happens in Vegas, stays in Vegas.
Alles, was im retrospektiven Meeting besprochen wird, soll intern bleiben. Zum einen schafft dies Vertrauen und erhöht die Bereitschaft, offen über Fehler zu sprechen. Zum anderen ist die Regel ein Appell an alle, Inhalte des Teammeetings für sich zu behalten. Als Ergebnis des retrospektiven Meetings stehen Dos und Don’ts für die Zukunft fest.
- Häufigkeit: 1x wöchentlich
- Dauer: maximal 60 Minuten
#4 Sprint Planning Meeting
Das Sprint Planning Meeeting ist ein wichtiger Bestandteil der Scrum-Projektmanagement-Methode. Das Meeting wird vom Scrum-Master organisiert, mit dabei sind der Product Owner, die Entwickler, bei Bedarf andere Experten und die Stakeholder. Sprints laufen über einen definierten Zeitraum, üblich sind hierbei vier Wochen. Product Owner und Entwicklerteam einigen sich auf das Sprintziel, welches auch Outcome genannt wird, im Backlog werden die sogenannten Items gespeichert, die bis zum Sprintziel erledigt sein müssen.
- Häufigkeit: 1x Pro Sprint
- Dauer: maximal 1 Tag
#5 Standup-Meeting
Standup-Meetings sind unbequemer als Meetings im Sitzen und genau darin liegt ihr Sinn: In ihnen tauscht sich das Team kurz und zielgerichtet über die bevorstehenden Aufgaben sowie über bereits bewältigte Etappen aus. Deshalb eignet sich das Standup-Meeting ideal, um sich entweder im kompletten Team oder in einzelnen Abteilungen zu besprechen – morgens wie auch abends.
- Häufigkeit: bis zu 3x täglich
- Dauer: jeweils maximal 15 Minuten
#6 Strategisches Meeting
Wo wollen wir hin, was sind unsere Unternehmensziele und wie erreichen wir sie? Fragen wie diese gehören in dieses Meeting. Strategische Meetings lassen sich gut in den Prozess des Ideenmanagements integrieren, um Ideen zu finden, zu besprechen und auszuwerten.
- Häufigkeit: 1x wöchentlich
- Dauer: maximal 45 Minuten
#7 Walking Meeting
Steve Jobs und Barack Obama gelten als Fans des Walking Meetings. Die Durchblutung kommt in Schwung, die frische Luft weckt auf und die abwechslungsreiche Umgebung regt den Geist an. Um diese Effekte zu maximieren, lasst die Spaziergang-Meetings draußen und früh am Morgen stattfinden, wenn ihr noch fit und kreativ seid.
- Artikel-Tipp: Kreativitätstechniken zur Ideenfindung
Die Walking Meetings eignen sich ideal für Brainstorming in kleinen Gruppen von maximal 3 Personen. Mit einer kompakten Agenda lassen sich so gesunde, komprimierte und effektive Teammeetings gestalten.
- Häufigkeit: 1x täglich
- Dauer: maximal 20 Minuten
#8 Workshops für Teammeetings
Mitarbeiter können sich bei der Umsetzung der bewährten Workshop-Methoden mit ihrer Kreativität voll und ganz einbringen und kommen sofort in die Umsetzung. Das ist der zugleich größte Vorteil des Workshops im Vergleich zu anderen Meeting-Formen: Es entstehen spätestens bei Abschluss des Workshops konkrete Ergebnisse anstelle von To-dos: Dabei kann es sich um einen Kampagnen-Fahrplan handeln, oder auch um die Entwicklung eines Prototyps für ein Produkt.
- Häufigkeit: nach Bedarf
- Dauer: maximal 90 Minuten
#9 Yoga Teammeeting
Den herabschauenden Hund machen und dabei über die OKR reden? Mit Yoga lassen sich solche Teammeetings gestalten. Ähnlich wie beim Walking Meeting hilft auch hier die Bewegung dabei, kreativ zu sein. Die fließenden Yoga-Bewegungen, angeleitet durch einen Coach, den Chef oder einen erfahrenen Mitarbeiter in diesem Bereich, wecken die Lebensgeister und lockern Verspannungen, die sich durch langes Sitzen im Auto oder bei der Arbeit am Schreibtisch im Körper gebildet haben.
- Artikel-Tipp: Fit im Büro: 10 Übungen
Somit eignen sich die Yoga Meetings ideal für ein Morgenritual oder für zwischendurch. Der Vorteil gegenüber Walking Meetings ist, dass Yoga Meetings auch in einer größeren Gruppe durchgeführt werden können. Mehr als ein paar Yoga-Matten braucht es nicht dafür. Yoga ist allerdings auch körperlich anstrengend, insbesondere für ungeübte Mitarbeiter. Entsprechend realistisch ist der jeweilige Redeanteil einzuschätzen.
- Häufigkeit: 1x täglich
- Dauer: maximal 20 Minuten
Was zeichnet Teammeetings aus und wozu sind sie da?
Regelmäßige Teammeetings erfüllen mehrere Funktionen: Zum einen sind sie wichtig für den Austausch und die Planung: Wer arbeitet an welchen Aufgaben, wie ist der Stand, gibt es Probleme?
Weiterhin eignen Teammeetings sich gut für das Teambuilding: Die regelmäßige Kommunikation in der Gruppe fördert das Gemeinschaftsgefühl. Wichtig ist hierbei, dass Meeting-Regeln eingehalten werden, um die Zeit aller Beteiligten zu sparen und zu Ergebnissen zu gelangen.
- Artikel-Tipp: Meetings optimieren: Ideen und Tipps
Teammeetings sind auch gute Gelegenheiten, um Anerkennung und Wertschätzung auszudrücken. Ein Lob vor den anderen wirft nicht nur ein gutes Licht auf den jeweiligen Mitarbeiter, sondern auch auf die Führungskraft.
Darüber hinaus schaffen Teammeetings ein festes Ritual, das Struktur in die Unternehmensabläufe bringt. Mitarbeiter bereiten sich auf das Meeting vor und wissen, wann sie Ergebnisse präsentieren bzw. Schwierigkeiten ansprechen können.
Teammeetings gestalten: 10 goldene Regeln
- Struktur: Meetings sollten regelmäßig und unter Befolgung von Meetingregeln stattfinden, Agenda und Protokoll gehören dazu.
- Alle gehen respektvoll und konstruktiv miteinander um.
- Im Fokus bleibt immer das Ziel, gemeinsam besser zu werden.
- Hierarchien dürfen in Teammeetings zugunsten des Teambuildings aufweichen.
- Eine Moderation ist trotzdem sinnvoll und notwendig, damit es kein Durcheinander gibt.
- Zeitvorgaben sind einzuhalten, um das Meeting nicht ausufern zu lassen.
- Kleine Gruppen sind besser als zu große, Teammeetings gestalten sich sonst als chaotisch.
- Zusammen über die Meeting-Form und die Regeln zu entscheiden, führt zu einem stärkeren Gemeinschaftsgefühl.
- Kein Themen-Hopping: Jeder bleibt dicht an seinem Themenschwerpunkt. Bei Abschweifungen interveniert der Moderator.
- Was im Team besprochen wird, bleibt im Team.
Findet den für euch optimalen Arbeitsrhythmus heraus:
- Bewährt haben sich zum Beispiel die 52-17-Methode,
- die Pomodoro-Techik und
- die Getting-Things-Done-Methode.
Hier erhaltet ihr weitere Tipps für euer Zeitmanagement und welche Zeitmanagement-Apps es gibt.
Der Beitrag Teammeetings gestalten: Ideen + Formen + Tipps erschien zuerst auf GründerDaily - Deine tägliche Dosis Unternehmertum.