Jeder Unternehmer möchte Aufgaben gründlich und schnell erledigen. Mit der Getting-Things-Done-Methode, kurz GTD, gelingt das. Wir stellen die Methode mit Vor- und Nachteilen vor.
Getting-Things-Done-Methode einfach erklärt
Die Getting-Things-Done-Methode (GTD) wurde vom US-amerikanischen Unternehmer David Allen erfunden und in seinem gleichnamigen Bestseller beschrieben. Sie eignet sich für das Selbstmanagement und hilft dabei, anstehende Arbeit besonders effizient zu erledigen.
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Bei GTD arbeitet ihr mit Listen, in denen Aufgaben erfasst werden – und zwar alle, sowohl aus dem privaten als auch aus dem beruflichen Alltag. Damit euch die Aufgaben nicht über den Kopf wachsen, trefft ihr bei GTD schnelle Entscheidungen mit System.
Tipp: Probiert die Getting-Things-Done-Methode erst einmal im Kleinen aus, zum Beispiel bei der Planung eurer Freizeitaktivitäten oder für einen einzelnen Arbeitstag. So bekommt ihr ein Gefühl dafür, ob sich die Methode für euch eignet oder nicht.
Die 3 Aufgabenbereiche von Getting Things Done:
Für das Verständnis von GTD ist zunächst wichtig, wie Schöpfer David Allen alle Aufgaben in drei Bereiche einordnet:
- Definierbare Aufgaben: Aufgaben werden gesammelt, delegiert, terminiert oder sofort erledigt.
- Bereits definierte Aufgaben: Hierunter fallen alle To-dos, die bereits einsortiert wurden und nun nacheinander mit größtmöglicher Effektivität abgearbeitet werden.
- Unvorhergesehene Aufgaben: Das sind Aufgaben, die sich im Alltag unvermeidlich in die eigene Planung hineinschieben. Kalkuliert hierfür genügend Puffer ein.
Die 5 Schritte der Getting-Things-Done-Methode
#1 Sammeln
Die Grundlage für GTD lautet, alle anstehenden Aufgaben an einem Ort zu sammeln. Welches Ordnungssystem ihr dabei nutzt, bleibt euch überlassen. Theoretisch eignen sich das Notizbuch oder klassische Papierblätter mit Dokumentablagen. Wir empfehlen aber, eine dafür geeignete App wie Evernote oder OneNote zu nutzen.
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Die Nutzung eines digitalen Tools für Getting Things Done hat drei entscheidende Vorteile:
- Auffindbarkeit: Aufgaben lassen sich schnell über Schlagworte suchen und finden.
- Leserlichkeit: Handschriftliche Notizen lassen sich nicht immer wiedererkennen, manchmal nicht einmal mehr vom Verfasser. Das passiert bei Notizen im digitalen Tool nicht.
- Dateiverknüpfungen: In Organisationstools könnt ihr Aufgaben mit Dateien wie Grafiken ablegen und mit den Aufgaben verknüpfen. So habt ihr gleich die passenden Ressourcen für jede Aufgabe parat.
#2 Verarbeiten
Sind alle Aufgaben erfasst, geht es weiter mit der Einordnung. Ihr sichtet die Aufgaben und entscheidet so schnell wie möglich, was nun mit ihnen passieren soll. Das entscheidet ihr anhand von 3 Fragen:
- Worum handelt es sich?
- Was kann ich unternehmen?
- Was ist der nächste Schritt?
Der Kernfrage bei jeder Aufgabe lautet:
Will ich etwas damit tun oder nicht?
Hierbei kann euch das Eisenhower-Prinzip unterstützen.
Lautet die Antwort Nein, wandert die Aufgabe in den Müll. Könnte die Durchführung zu einem späteren Zeitpunkt sinnvoll sein, kommt die Aufgabe in eine Ablage mit dem Label Vielleicht, die regelmäßig überprüft wird. Die Entscheidung, ob die Aufgabe auf dem Müll oder in der Ablage landet, sollte nur wenige Sekunden dauern.
Wenn die Antwort allerdings Ja lautet, gibt es zwei wichtige Grundregeln:
Erledigt sofort, was ihr in 2 Minuten erledigen könnt.
So bewältigt ihr viele kleine, aber lästige Aufgaben in kurzer Zeit. Dabei ist es unerheblich, ob die Aufgaben wichtig oder unwichtig sind. Was zählt, ist, dass sie erledigt werden, und das hintereinanderweg. So sammelt sich über den Tag kein Kleinkram an.
- Tipp: Mit dem Arbeitsrhythmus 52-17 erledigt ihr kleine Aufgaben im Nu. Mehr Übersicht verschafft ihr euch, wenn ihr diese Tipps für mehr Minimalismus im Büro beherzigt.
Die zweite Grundregel lautet:
Aufgaben, die länger als 2 Minuten dauern, werden delegiert oder zur späteren Erledigung verschoben.
So wandert keine Aufgabe mehr zurück auf den Ausgangsstapel, sondern stets weiter im Prozess: Entweder wird sie sofort erledigt oder in eine Liste einsortiert, bei der ihr genau wisst, was im Anschluss zu tun ist.
#3 Organisieren
In diesem Schritt bringt ihr noch mehr Struktur in eure Aufgaben. Hierfür erstellt ihr Listen, in denen ihr die Aufgaben einsortiert. GTD-Erfinder David Allen hat vier Listennamen definiert, aber ihr könnt eure Listen auch individuell benennen. Wichtig ist, dass die Listen mit eurem täglichen Arbeitsrhythmus harmonieren und entsprechend sinnvoll benannt werden, beispielsweise:
- Unterwegs
- Im Büro
- Zuhause
- Anrufe
Im obigen Beispiel sind die ersten drei der vier Listen nach Orten definiert. Doch die Anrufe-Liste kann ortsunabhängig abgearbeitet werden, da sich Anrufe sowohl unterwegs als auch im Büro oder zu Hause durchführen lassen. Andere Tätigkeiten lassen sich jedoch nur im Büro erledigen, aber nicht von unterwegs aus.
Kalender und Projekte
Zwei wichtige Elemente kommen bei der Getting-Things-Done-Methode neben den Listen noch hinzu: der Kalender und die Einteilung von Aufgaben in Projekte.
- Kalender: In den Kalender werden Aufgaben eingetragen, die zu einem festen Tag oder einer festen Uhrzeit erledigt werden müssen, sowie Informationen, die zu einem bestimmten Zeitpunkt relevant sind.
- Projekte: Diese Übersicht könnt ihr als eine Art weitere Liste betrachten. Hier sortiert ihr Aufgaben ein, die aus mehreren, klar zu definierenden Teilaufgaben bestehen.
#4 Durchsuchen/Sichten
Ihr habt die Aufgaben gebündelt? Sehr gut! Gebändigt sind sie damit aber noch nicht. Die regelmäßige Durchsicht eurer Listen entscheidet über den Erfolg der Getting-Things-Done-Methode.
So oft solltet ihr Listen und den Kalender sichten:
- Aufgabenlisten: 1x am Tag
- Terminkalender: 1x am Tag
- Projektlisten: 1x pro Woche, auch mit Rückblick auf die vorhergehende Woche mit bisher erreichten Zwischenzielen
- Vielleicht-Liste: 1x pro Woche
- Delegierte-Aufgaben-Liste: 1x pro Woche bei den zuständigen Mitarbeitern nachfragen
#5 Erledigen
Die Vorarbeit war umfangreich, aber notwendig, um die bevorstehenden Aufgaben zügig, der Reihe nach und im Flow des Arbeitstages erledigen zu können. Aber welche Aufgabe ist zuerst dran, welche danach? Das entscheidet ihr anhand von vier Kriterien.
Zum besseren Verständnis hier eine kurze Definition der einzelnen Punkte:
01 Kontext
In welchem Zusammenhang steht diese Aufgabe im großen Ganzen der Unternehmensprozesse? Das ist die wichtigste Frage, um die Bedeutung einer Aufgabe einzuordnen.
02 Verfügbare Zeit
Wann ist Zeit vorhanden, die Aufgabe zu erledigen? Danach richtet sich die Terminierung aus.
03 Verfügbare Energie
Stehen genügend Ressourcen zur Verfügung? Das betrifft sowohl die Arbeitskraft als auch materielle Ressourcen wie Computer oder Tools.
04 Priorität
Wie wichtig ist eine Aufgabe bei genauerem Hinsehen tatsächlich? Das losgelöst vom Kontext zu hinterfragen, ist der finale Schritt für die Priorisierung einer Aufgabe.
Schritt für Schritt durch den Prozess
Durch die Klärung der Fragen lässt sich nicht nur erkennen, welche Aufgaben besonders wichtig sind, sondern auch, ob überhaupt genügend Zeit und Ressourcen für die Bewältigung zur Verfügung stehen. Hier kann eine ABC-Analyse unterstützend begleiten. Mit ihr findet ihr heraus, welche Arbeitsprozesse die besten Ergebnisse liefern. Die Ergebnisse könnt ihr bei der Gewichtung der Aufgaben einfließen lassen.
Vor- und Nachteile von Getting Things Done
Jede Selbstmanagament-Methode hat ihre Pros und Contras. So natürlich auch Getting Things Done.
Vorteile
- Lückenlose Erfassung: Bei Getting Things Done rutscht nichts mehr durch: Da jede Aufgabe erfasst wird, ist sie damit erst einmal aus dem Kopf, was enorm entlastend ist. Denn der GTD-Anwender weiß: Alles, was zu tun ist, hat er aufgeschrieben und kann es – Relevanz und Ressourcen vorausgesetzt – zur gegebenen Zeit erledigen.
- Nichts bleibt liegen, nichts geht unter: Die Gefahr, dass Aufgaben versanden, geht bei der Getting-Things-Done-Methode gegen null, denn sie sind alle in Listen dokumentiert, die wiederum verdeutlichen, wann bzw. wo eine Aufgabe erledigt werden soll. Mit den regelmäßigen Listenchecks stellt ihr weiterhin sicher, dass delegierte Aufgaben ebenfalls laufen und auch die Aufgaben auf dem Vielleicht-Stapel nicht im Nirgendwo verschwinden.
- Große Aufgaben werden überschaubar: Ob Website-Relaunch oder Erstellung eines Pitch Decks: Mit der GTD-Methode lassen sich auch größere Projekte so zerlegen, dass ihr sie Schritt für Schritt angehen könnt.
Nachteile
- Kompliziert im Einstieg: Es gibt deutlich leichtere Selbstmanagement-Methoden zum Erlernen als Getting Things Done. Das System aus Aufgaben-Sortierung mit Ablagen und Listen, die zyklisch gesichtet werden müssen, beinhaltet viel Bürokratie.
- Umfangreiche Vorbereitung erforderlich: Wenn ihr noch nicht mit GTD vertraut seid, ist die Listenerstellung und -pflege mühselig. Und der Workflow von Getting Things Done beginnt jede Woche von Neuem. Doch mit regelmäßiger Anwendung geht der Ablauf in Fleisch und Blut über. Außerdem wird es leichter, wenn das Grundgerüst in Form der definierten Listen steht.
- Gefahr der Überforderung: Der Blick in die Listen von Getting Things Done zeigt vor allem eines: dass es viel zu tun gibt. Daher ist die Methode eher für Menschen geeignet, die viel Eigenmotivation mitbringen. Für alle anderen kann die schiere Zahl an To-dos abschreckend wirken, in diesem Fall ist die lückenlose Erfassung der Aufgaben kein Vorteil, sondern eher eine subjektiv empfundene Last.
Tool-Tipp: Getting Things Done in Outlook
Wer Outlook nutzt, hat bereits ein Getting-Things-Done-Tool auf dem Computer. Deutlich wird dies zum Beispiel anhand von Meeting-Einladungen, die zunächst via Mail in Outlook landen. Ist der Termin bestätigt, geht er automatisch in Outlooks integrierten Kalender über. So “wandert” die Aufgabe praktisch wie von selbst von einer Stufe zur nächsten.
- Artikel-Tipp: E-Mail-Flut stoppen: Mails effizienter bearbeiten
In Outlook lassen sich sogar Aufgaben anlegen. Der entsprechende Tab findet sich unten links im Navigator des Programms. Hier können Nutzer Aufgaben erstellen, terminieren und ihnen Prioritäten zuweisen. Nach Abschluss der Aufgabe lässt sich ein Statusbericht in Form einer E-Mail an den Kollegen oder Chef versenden.
Outlook ist also nicht nur ein Mailclient, sondern auch ein Tool, um GTD in die Praxis umzusetzen – erst recht, weil viele Unternehmer das Programm ohnehin nutzen und sich das Zusammenspiel von Mails, Aufgaben und Kalender dadurch intuitiv erlernen lässt.
- Lernt weitere Selbstmanagement-Methoden wie Pomodoro und die ALPEN-Technik kennen. Außerdem stellen wir Zeitmanagement-Apps vor. Von Sascha Kuntze erfahrt ihr, wie er Getting Things Done als CTO erfolgreich einsetzt.
Der Beitrag Getting-Things-Done-Methode: effizient arbeiten erschien zuerst auf GründerDaily - Deine tägliche Dosis Unternehmertum.