Spätestens, wenn den Gründern die Arbeit über den Kopf wächst, sollten sie den ersten Mitarbeiter einstellen. Doch der Schritt muss im Vorfeld gut durchdacht sein. Wie ihr diesen aufregenden Prozess richtig angeht.
„Es war ein tolles Gefühl, eine Mitarbeiterin an Bord zu haben“, sagt Marc Wittkamp, der Anfang 2018 mit Gary Kunkel und Christian Schäfers den Marktplatz für Investitionsgüter tradingtwins gegründet hatte. Bei der Weihnachtsfeier saßen sie dann schon zu viert am Tisch. Die erste Mitarbeiterin trat als Werkstudentin im September ins Unternehmen ein und unterstützte die Gründer im Bereich Online Marketing.
Mittlerweile beschäftigen die Kölner sechs Angestellte in Vollzeit und zwei in Teilzeit. Die Werkstudentin ist immer noch im Team.
Der erste Mitarbeiter: Wann ist der richtige Zeitpunkt?
Die Einstellung des ersten Mitarbeiters stellt für jeden Firmenchef einen großen Einschnitt und damit auch eine große Herausforderung dar. Damit ihr diese gut meistert, solltet ihr im Vorfeld ausreichend reflektieren, wann der Punkt zum Handeln erreicht sein wird.
Ein unmissverständliches Anzeichen sind 80-Stunden-Wochen über einen längeren Zeitraum. Wer sich in dieser Situation wiederfindet, sollte schnellstens aktiv werden. Anderenfalls wird früher oder später die Überlastung eintreten.
Der Zeitpunkt für den ersten Mitarbeiter liegt idealerweise etwas früher: Entweder genau in dem Moment, in dem die Arbeit ohne Unterstützung nicht mehr mit angemessenem eigenem Arbeitspensum erledigt werden kann. Ein Mitarbeiter schafft in diesem Fall Freiräume.
Oder aber die Gründer haben auf einem bestimmten Gebiet zu wenig Know-how, um diese Arbeiten effektiv durchführen zu können. So beschreibt etwa Martin Kreitmair, der Anfang des Jahres gemeinsam mit zwei Partnern das Blockchain-Unternehmen Tangany gegründet hat, warum er im Frühjahr den ersten freien Mitarbeiter beauftragt hat.
Wir brauchten einen Grafiker für die Erstellung der Webseite, von Flyern etc., da wir auf diesem Gebiet keine Kompetenz besitzen.
Szenario Nummer drei: Die Gründer haben die Basis geschaffen, „wir haben das Produkt auf die Beine gestellt, wir haben Kunden akquiriert“, sagt Wittkamp von tradingtwins. Dann ging es darum, weiteres Wachstum voranzutreiben. Das geht dann ebenfalls nicht mehr im Alleingang. Der erste Mitarbeiter unterstützt den Wachstumsprozess.
Was muss der erste Mitarbeiter können?
Wichtig ist in allen Fällen: Die Unternehmer müssen sich im Klaren darüber sein, welche Aufgaben bzw. Bereiche sie an den neuen Mitarbeiter abgeben wollen. Denn darauf basieren wichtige Entscheidungen.
Erstens: der Umfang der Beschäftigung. Die zu vergebenen Arbeiten müssen in der anberaumten Zeit erledigt werden können, umgekehrt sollte Leerlauf vermieden werden. Um abschätzen zu können, wie viele Stunden pro Woche optimal sind, empfiehlt es sich, das Aufgabenspektrum zu skizzieren. Und darauf basierend, in einem zweiten Schritt, das Anforderungsprofil.
Wer einen Mitarbeiter einstellt, will sich tatkräftige Unterstützung von der ersten Stunde an ins Haus holen und nicht zusätzliche Arbeit. Daher muss sich das Start-up darüber klar werden, wer der beste erste Mitarbeiter ist, was er können muss. Für Wittkamp zum Beispiel stand eines Tages fest, dass die Online-Marketing-Redaktion Unterstützung braucht.
Da geht es um viel Schreibarbeit, darum, Content zu erstellen. Das ist sehr recherche- und damit zeitaufwendig,
sagt er.
Damit war beschlossene Sache: Sie brauchten jemanden, der sich im Online Marketing auskennt, gerne und gut recherchiert und schreibt.
Der erste Mitarbeiter: Was wird er kosten?
Allerdings muss man sich den Mitarbeiter auch leisten können. Der Gründer muss deshalb im Vorfeld ausrechnen, was ihn ein Mitarbeiter kosten wird und ob er das Gehalt aus dem aktuellen Umsatz heraus finanzieren kann. In diese Überlegung ist einzubeziehen, ob der neue Mitarbeiter lediglich den eigenen Zeitaufwand minimieren oder ob er mehr Umsatz bringen soll.
Im letzteren Fall wiederum sollte definiert werden, wie viel Umsatz er pro Monat bzw. Jahr generieren soll – „mit klaren Zielen, die dann auch erreicht werden müssen“, sagt Wittkamp. Denn nur dann ist eine seriöse Kalkulation darüber möglich, welchen finanziellen Effekt die Einstellung auf das Unternehmen hat. Und diese ist wichtig.
Schließlich sollte man nur Kosten auf sich nehmen, die sicher gedeckt werden können. Wittkamp etwa hat die erste Mitarbeiterin erst eingestellt, als das Start-up profitabel war. „Wir waren stabil, wir konnten es uns leisten, jemanden einzustellen.“ Je weniger Spielräume für Lohnkosten vorhanden sind, desto eher bietet es sich an, erst einmal eine Teilzeitkraft, einen Minijobber oder einen Freelancer einzustellen. Bei Freien kommt der Vorteil der Flexibilität hinzu, wie Kreitmair von Tangany betont.
So findet ihr den richtigen Mitarbeiter
Sind diese wichtigen Fragen geklärt, geht es darum, den richtigen Mann bzw. die richtige Frau zu finden. Leicht ist das nicht. „Die Zeiten, in denen alle bei einem Start-up arbeiten wollen, weil das cool ist, sind vorbei“, sagt Wittmann. „Man muss schon etwas bieten.“
Vor allem aber müsse man früh genug mit der Suche, sprich mit dem Schalten der Stellenausschreibung anfangen. Am effektivsten sind in der Regel Stellenanzeigen auf Social-Media-Kanälen wie LinkedIn, Xing, Indeed oder auch in bestimmten Facebook-Gruppen. Kreitmair empfiehlt aber in erster Linie „join.com“. Mit Hilfe dieses Tools schaltet man die Anzeige gleichzeitig auf mehr als 100 Plattformen. „Und es kostet nicht einen Euro“, sagt der 33-Jährige.
Gehen die ersten Bewerbungen ein, müssen die Unterlagen gesichtet werden. Nach einer Vorauswahl, die primär nach Wissen, Erfahrung etc. filtert und die abklopft, ob der Kandidat zum formalen Arbeitsprofil passt, stehen Bewerbungsgespräche an. Oft ist das der schwierigere, zeitraubendere Part. „Wir haben mehr als 20 Gespräche geführt“, sagt Kreitmair. Schließlich sollte der erste Mitarbeiter auch menschlich zu den Gründern passen.
Wie sich das herausfinden lässt: Unter Umständen durch Vertrauen aufs „Bauchgefühl“, wie der tradingtwins-Chef Wittkamp sagt. Oder aber, so verfahren die Tangany-Gründer: Sie haben fünf Firmenwerte definiert. „In den Gesprächen lesen wir dem Bewerber diese vor – und er muss Buzz-Wörter dazu nennen.“
Mitarbeiter gefunden: Die nächsten Schritte
Ist ein Mitarbeiter gefunden, muss sich der Chef weitere Fragen beantworten, insbesondere, wie er seine Arbeitsorganisation anpasst, damit jemand optimal zuarbeiten kann; er muss delegieren lernen. Ferner müssen spätestens ab dem Tag, da der erste Mitarbeiter eintritt, Infrastrukturen und Kommunikationswege verändert werden. „In den ersten Tagen ist nichts selbstverständlich, da muss man sehr viel erklären“, sagt Wittmann.
Kreitmair bestätigt das: „Wir müssen viel mehr kommunizieren. Die Mitarbeiter wollen und sollen schließlich genau wissen, was uns als Unternehmen, was unser Produkt ausmacht.“ Der Tangany-Gründer gibt aber auch zu bedenken, dass die offene Kommunikation, wie sie unter den Gründern bislang stattfand, eingeschränkt werden musste. „Nicht alle Themen sind für alle Ohren bestimmt“, sagt er. Daher ziehen sich die Gründer jetzt hin und wieder in den Konferenzraum zurück.
Darüber hinaus sind arbeitsrechtliche Schritte einzuleiten: Spätestens einen Monat nach dem vereinbarten Arbeitsbeginn muss der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine schriftliche Ausfertigung über folgende Punkte aushändigen: Name und Anschrift des Arbeitnehmers, Beginn des Arbeitsverhältnisses, Arbeitsort, Beschreibung der Tätigkeit, Höhe und Fälligkeit des Arbeitsentgeltes, Arbeitszeit, Jahresurlaub, Kündigungsfristen, Hinweis auf Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen. Sinnvoll ist, dies in einem Arbeitsvertrag festzuhalten.
Beim ersten Mitarbeiter ist die „Bürokratie extrem“, sagt Kreitmair. Da hilft nur eines: Augen auf und durch, also an den richtigen Stellen Informationen und Hilfe holen. Ein kleiner Trost: Bereits beim zweiten Mitarbeiter ist alles einfacher.
- Erfahrt, wie ihr gutes Personal finden, fördern und führen könnt. Wichtig ist auch, dass ihr die Mitarbeiter langfristig für euch gewinnen und halten könnt.
Der Beitrag Der erste Mitarbeiter: So holt ihr ihn an Bord erschien zuerst auf GründerDaily - Deine tägliche Dosis Unternehmertum.