Auch drei Jahre nach ihrer offiziellen Einführung nehmen viele Unternehmer immer noch an, von den Details der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) nicht wirklich betroffen zu sein – ein Trugschluss, der sehr teuer werden kann. [Sponsored Post]
Wenn ihr eure Angebote, Rechnungen und Mahnungen mit Vorlagen in Word oder Excel schreibt, befindet ihr euch leider (immer noch) in guter Gesellschaft:
Viele Selbstständige gehen mangels tieferer Informationen davon aus, den gesetzlichen Anforderungen Genüge zu tun, wenn sie ihre geschäftlichen Unterlagen mit dem nächsten Backup speichern. Doch so einfach ist es nicht.
Die GoBD sind detailliert und kompliziert – sie definieren sehr genau, wie eure Buchführung und die ordnungsgemäße Aufbewahrung von steuerrechtlich relevanten Daten aussehen müssen.
In einer Hinsicht jedoch sind sie nicht besonders komplex: Word, Excel und Co, sogar PDF sind Dateiformate, die leicht veränderbar sind. Deswegen ist das simple Archivieren dieser Dokumente auf internen oder externen Speichermedien automatisch eben nicht „GoBD-konform“. Hier muss eine professionellere Lösung her, die euch entlastet.
Was kann passieren, wenn ihr die GoBD mit eurer Buchhaltung ignoriert?
Wenn ihr die GoBD missachtet, müsst ihr nämlich mit beachtlichen Konsequenzen rechnen. Die Übergangsphase für die Einführung ist bereits am 01.01.2017 verstrichen, diese Buchführungsgrundsätze sind also inzwischen uneingeschränkt gültig – es gibt auch keine Übergangs- oder Sonderregelungen für Gründer. Die GoBD gilt für alle Steuerpflichtigen mit Gewinn-Einkünften und sogar für nicht buchführungspflichtige Unternehmen, insbesondere wenn sie eine EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung) erstellen müssen.
Im Falle der EÜR sind die Auflagen für die Einhaltung der GoBD sogar noch etwas komplexer. Die Verantwortung für die Ordnungsmäßigkeit – also die Einhaltung der GoBD – tragt ihr als Steuerpflichtige alleine. Achtung: Das gilt auch dann, wenn ihr eure Buchführung durch einen Steuerberater erledigen lasst! Sobald ihr in die GoBD-Falle tappt, weil ihr die Auflagen für steuerrelevante Ausgangsbelege nicht eingehalten habt, droht euch der Verlust des Vorsteuerabzugs oder sogar eine Einkommenssteuerschätzung durch die Finanzbehörden.
Ohne rechtsgültige Belege ist es dann natürlich auch schwierig beziehungsweise vollkommen unmöglich, einer zu hohen Schätzung zu widersprechen. Große Nachzahlungen und parallel das Anheben der Vorauszahlungsbescheide haben schon so mancher Gründung das finanzielle Genick gebrochen. Das alleine ist ein guter Grund, sich um die passenden Werkzeuge für die Einhaltung der GoBD zu kümmern. Aber es ist nicht der einzige.
Viele Vorteile, wenn ihr eure Buchhaltung digital professionalisiert
Laut GoBD müssen alle eure Belege, auch die eingehenden, in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen oder ausgestellt werden. So müssen zum Beispiel digitale Eingangs- und Ausgangs-Rechnungen in ebenfalls digitaler Form zehn Jahre oder länger aufbewahrt werden. Ihr könntet rein theoretisch weiterhin mit Word und Excel arbeiten, wenn ihr zum Beispiel mit Unterstützung einer Steuerkanzlei zusätzliche Maßnahmen zur Gewährleistung der Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit einführt und dokumentiert – das betrifft dann eure Organisation, aber auch die Technik. Gleiches gilt für die Speicherung und Archivierung von Belegen und Dokumenten in Dateisystemen.
Praktisch habt ihr in eurem Alltag als Gründer aber hoffentlich andere Prioritäten, als etwas neu zu erfinden, das der Markt bereits als gut durchdachte preiswerte Lösung hergibt.
Außerdem hat es noch weitere Vorteile, wenn ihr eure Buchhaltung auf eine web-basierte digitale Lösung wie beispielsweise lexoffice umstellt: Angebote, Rechnungen und notfalls Mahnungen lassen sich mit diesem Tool aus einem einzigen Vorgang jeweils mit wenigen Klicks generieren, ohne Übertragungsfehler, mit der korrekten Mehrwertsteuer und parallel sofort GoBD-konform archiviert. Kunden können alle benötigten Dokumente von euch direkt aus der Buchhaltungslösung per Mail erhalten – gescannte oder per App erfasste Belege werden außerdem automatisiert zugeordnet und ebenfalls sofort gesetzeskonform verbucht.
Mobil arbeiten mit einer Buchhaltungs-App, die euch den Rücken freihält
Ihr habt dann viel mehr Zeit, euch statt auf eure Steuerstapel lieber auf Umsatzsteigerung, Produktentwicklung und Marketing zu konzentrieren. Statt am Quartalsende frustriert mit Papier zu kämpfen und dem Steuerberater einen Ordner anzuschleppen, werden Buchungen zu einer super komfortablen Aufgabe, die mit jedem Beleg zeitnah erledigt wird. Auch die Umsatzsteuervoranmeldung, die sich direkt auf derselben Oberfläche übertragen, buchen und mit dem in lexoffice integrierten Banking bezahlen lässt. Beim Kunden oder im Café zu sitzen und schnell mal eben ein Angebot oder eine Rechnung zu schicken, ist lässig und komfortabel. Schließlich sind wir alle ein bisschen digitale Nomaden mit den richtigen Apps. Und nebenbei noch automatisch ganz gesetzeskonform zu arbeiten, ist ein dicker Bonus.
Übrigens: Euer Real-Life-Steuerberater kann natürlich mit Rat und Tat weiterhin aktiv an eurer Buchführung mitwirken, wenn nötig. Er hat innerhalb von lexoffice sogar einen eigenen Eingang ins System. Aber alles andere ist jetzt digital, mobil, schick und komfortabel – und rundum GoBD-konform: Problem gelöst, Komfort und Professionalität gewonnen.
- Weil lexoffice Gründern so effizient den Rücken freihält in Sachen GoBD und sowieso, haben Start-ups und Existenzgründer die Möglichkeit, im lexoffice Förderprogramm von lexrocket ein kostenloses Jahr Buchhaltungssoftware zu beantragen.
- Aber auch Unternehmer, die schon länger selbstständig sind, können lexoffice natürlich kostenlos und unverbindlich einen Monat lang testen: Zum Test
Der Beitrag Wichtig bereits ab Gründung: Der GoBD-Falle ausweichen erschien zuerst auf GründerDaily - Deine tägliche Dosis Unternehmertum.