Wenn ihr euch als Gründer ein Firmenfahrzeug kauft, müsst ihr den geldwerten Vorteil dieses Firmenfahrzeugs versteuern. Das geschieht über die 1%-Regelung, es sei denn, ihr weist über ein Fahrtenbuch nach, dass ihr das Fahrzeug zu mehr als 50% betrieblich nutzt. Ein elektronisches Fahrtenbuch ist praktischer als ein handschriftliches. Daher stellen wir euch heute 5 Tools vor, mit denen ihr digitale Fahrtenbücher ganz einfach erstellen könnt.
Das handschriftliche Führen eines Fahrtenbuchs führt fast immer zu Stress bei der Betriebsprüfung. Denn das haarkleine Aufschreiben jeder Fahrt ist lästig und daher werden die handschriftlichen Bücher in der Regel nie so sauber geführt, wie sich die Betriebsprüfer das vorstellen. Ein elektronisches Fahrtenbuch verursacht dagegen kaum Arbeit.
Wie funktioniert ein elektronisches Fahrtenbuch?
Über einen GPS-Empfänger zeichnet das Tool jede Fahrt auf, die ihr anschließend am Desktop oder über eine Fahrtenbuch-App kategorisiert. Kategorisieren heißt, dass ihr jede Fahrt klassifiziert, ob betrieblich oder privat. Ist sie betrieblich, müsst ihr neben Kilometerstand, Fahrstrecke, Startpunkt der Fahrt und Endpunkt der Fahrt die betrieblichen Daten der Fahrt angeben. Dies sind: Anlass der Fahrt und der Name des Geschäftspartners.
Tool #1: Fahrtenbuch Express
Fahrtenbuch Express ist eine Software-Lösung, die ihr auf eurem Desktop installiert.
- Datenquelle: Um die Software mit den Fahrtdaten zu versorgen, braucht ihr Fahrtenbuch-Apps oder greift auf die Daten eures Navigationsgeräts zurück.
- Funktionen: Neben dem Fahrtenbuch bietet das System Reisekostenberechnungen, Routenplanungen und Standortanzeigen. Das ist für alle Anwender interessant, die regelmäßig Dienstreisen unternehmen, beispielsweise für Außendienstmitarbeiter.
- Rechtssicherheit: Die Software verfügt über Testate von Wirtschaftsprüfern.
- Preismodell: Ihr könnt Fahrtenbuch Express käuflich erwerben. Über genaue Preise schweigt sich die offizielle Website aber aus.
- Quelle: www.fahrtenbuch-express.de
Tool #2: Pace
Pace will das Autofahren insgesamt rationalisieren und ist somit umfangreicher als beispielsweise #3.
- Datenquelle: Die GPS-Daten und Telemetriedaten holt sich Pace über die OBDII Schnittstelle mit dem Pace-Link, dem OBDII-Adapter. Damit kann Pace derzeit nur bei Fahrzeugen mit Diesel- und Benzinantrieb eingesetzt werden.
- Funktionen: Pace bietet nicht nur ein Fahrtenbuch, sondern wertet sämtliche Telemetriedaten des Fahrzeugs aus. So könnt ihr den Spritverbrauch messen und euch über den Spritverbrauchstrainer eine Sprit sparende Fahrweise aneignen.
- Rechtssicherheit: Pace wirbt damit, alle Anforderungen der Finanzbehörden zu erfüllen.
- Preismodell: Pace könnt ihr für einmalig 119 Euro inkl. Mehrwertsteuer kaufen. Dafür bekommt ihr den OBDII Adapter und die App für euer Smartphone.
- Quelle: www.pace.car
Tool #3: TravelControl
TravelControl wirbt damit, Lösungsanbieter für klangvolle Namen wie Ferrari, Porsche und Daimler-Benz zu sein.
- Datenquelle: TravelControl bezieht seine Daten vom TravelControl-Fahrzeuggerät. Es wird im Fahrzeug eingebaut und arbeitet mit einer GPS-Antenne zusammen. Die Fahrtdaten werden auf einer Chip-Karte gespeichert und am Desktop ausgelesen.
- Funktionen: TravelControl ist ein reines Fahrtenbuch für Einzelfahrzeuge und Fahrzeugflotten. Es kann für alle Fahrzeugtypen inklusive Hybrid- und Elektrofahrzeuge eingesetzt werden. Der Einbau erfolgt über Partnerwerkstätten.
- Rechtssicherheit: Versprochen wird ein rechtssicheres Fahrtenbuch. Dazu liefert die offizielle Website entsprechende Testimonials.
- Preismodell: 988 Euro plus 165 Euro Einbaukosten. Alle Preise verstehen sich als Nettopreise zuzüglich Mehrwertsteuer.
- Quelle: www.travelcontrol.de
Tool #4: TripTracker Fahrtenbuch-App
Die TripTracker Fahrtenbuch-App ist ein Smartphone-Fahrtenbuch mit möglichem PDF-Export für das Fahrtenbuch.
- Datenquelle: Die App ist nur für Fahrzeuge geeignet, die eine OBDII Schnittstelle im Fahrzeug haben. Dazu benötigt ihr einen OBDII Adapter, den ihr zusätzlich bestellen müsst. Diese Schnittstelle sendet die Daten an die App auf eurem Smartphone. Der Datentransfer ist so organisiert, dass ihr die übersendeten Daten innerhalb von 24 Stunden bearbeiten müsst. Ansonsten wird die aufgezeichnete Fahrt automatisch als Privatfahrt gebucht.
- Funktionen: Die App ist ein reines Fahrtenbuch für das Smartphone. Manipulationssichere PDF-Exports für den Steuerberater sind möglich.
- Rechtssicherheit: Die App wirbt mit Manipulationssicherheit und der Empfehlung des Steuerberater-Netzwerks felix1.de.
- Preismodell: Mit 9,90 Euro (inkl. Mehrwertsteuer) ist TripTracker sehr günstig. Preise für das OBDII-Modul werden nicht genannt.
- Quelle: www.apitracker.com
Tool #5: Vimcar
Vimcar ist eine klare Empfehlung von Datev-Steuerberatern. Auch das Fahrtenbuch von Lexware basiert auf der Technik von Vimcar.
Vimcar bietet Lösungen für Einzelnutzer und für das Flottengeschäft.
- Datenquelle: Die GPS-Daten holt sich Vimcar über eine OBDII Schnittstelle. An Lösungen für Hybrid- und Elektrofahrzeuge wird gearbeitet.
- Funktionen: Vimcar bietet ein lernfähiges Fahrtenbuch, das mit zunehmendem Einsatz immer einfacher zu bedienen ist. Das System lernt Fahrtziele, was die Nachbearbeitung und Kategorisierung der Fahrten beschleunigt.
- Rechtssicherheit: Das Vimcar-Fahrtenbuch hat eine klare Empfehlung von Datev, vom Bund der Steuerberater und von der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft KPMG.
- Preismodell: Ihr könnt Vimcar für 15,90 Euro zuzüglich Mehrwertsteuer monatlich mieten. Arbeitet ihr mit einem Datev-Steuerberater zusammen, wird die monatliche Miete günstiger.
- Quelle: Vimcar
Die wichtigsten Entscheidungskriterien
Wenn ihr euch ein elektronisches Fahrtenbuch anschafft, müsst ihr folgende Dinge überlegen: Braucht ihr neben dem Fahrtenbuch weitere Funktionen, zum Beispiel eine Routenplanung oder eine Fahrtkostenverwaltung? Oder wollt ihr euer elektronisches Fahrtenbuch auf einem Hybridfahrzeug einsetzen? Dann verbieten sich derzeit beispielsweise alle Lösungen, die mit einer OBDII-Schnittstelle arbeiten. Ansonsten ist neben dem Preis auch die Rechtssicherheit ein wichtiges Kriterium, um sich später Ärger bei einer möglichen Betriebsprüfung zu sparen.
- Alle wichtigen Regelungen zum Fahrtenbuch und zum digitalen Fahrtenbuch findet ihr auf Für-Gründer.de.
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