Produktiver arbeiten: Diese drei Zeitmanagement-Methoden helfen euch dabei

Schon wieder 22 Uhr und eure Aufgaben sind noch immer nicht erledigt. Eine Situation, wie sie wohl jeder Existenzgründer kennt. Doch es geht auch anders – mit einem praxistauglichen Zeitmanagement könnt ihr eure Zeit effizienter einsetzen und so den Freiraum schaffen, der es euch erlaubt, auch mal um 18 Uhr, statt um Mitternacht Feierabend zu machen. 3 Methoden, die euch dabei helfen, stellen wir euch hier vor.

Habt ihr manchmal das Gefühl, mit einem Blaulicht auf dem Kopf zu arbeiten? Für viele Gründer und Unternehmer ist das keine Seltenheit. Nachfolgende drei Zeitmanagement-Techniken zeigen euch, wie ihr als Gründer, aber auch in eurem Team, mehr aus einem Arbeitstag rausholt.

#1 Die Pomodoro-Technik – in fünf Schritten zu mehr Effizienz

Tomaten sind vitaminreich, kalorienarm und gesund. Doch sie können euch auch dabei helfen, Aufgaben in kürzerer Zeit zu erledigen und so mehr aus eurem Arbeitstag herauszuholen. Wie das funktioniert, zeigt die „Pomodoro-Technik“. Erfunden hat diese Zeitmanagement-Methode der Italiener Francesco Cirillo in den 1980er Jahren. Seitdem hat diese Technik bereits zahlreichen Menschen dabei geholfen, ihre Aufgaben in kürzerer Zeit zu erledigen.

Das Erfolgsgeheimnis: Ein einfacher Küchenwecker

Die Pomodoro-Technik (Pomodoro ist das italienische Wort für Tomate) lässt sich ganz einfach und preiswert umsetzen. Der Trick: Ein ganz einfacher Küchenwecker. Erfinder Cirillo setzte einen in Form einer Tomate gestalteten Kurzzeitwecker ein, um seine Technik zu erproben.

Selbstverständlich könnt ihr auch jeden anderen analogen Küchenwecker nutzen – wir raten jedoch davon ab, die Weckerfunktion des Handys zu nutzen. Denn schon das manuelle Einstellen eines analogen Weckers und das Wahrnehmen des fortschreitenden Tickens schaffen ein Zeitgefühl, das sich mit digitalen Tools nicht herstellen lässt.

Für diese Anwendungsbereiche könnt ihr die Pomodoro-Technik nutzen:

• Erledigen klar umrissener Aufgaben.
• Straffen von Teambesprechungen – endlosen Vermutungsdiskussionen wird ein Riegel vorgeschoben. Das Ticken des Weckers stoppt Endlosschwätzer und Selbstdarsteller.

Die 5 Schritte zu effizienterem Arbeiten

Schritt 1: Formuliert die Aufgabe schriftlich.

Schritt 2: Stellt den Küchenwecker auf 25 Minuten.

Schritt 3: Bearbeitet die Aufgabe, bis der Wecker klingelt und markiert diese mit einem Kreuz.

Schritt 4: Macht eine kurze Pause.

Schritt 5: Macht nach jeweils vier Pomodoro-Runden eine längere Pause.

Das bringt euch die Pomodoro-Technik

1. Ihr arbeitet konzentrierter, das Ticken des Weckers führt euch vor Augen, wie viel Zeit ihr noch zum Erreichen des (Etappen-)Ziels habt. Die Gefahr, dass ihr eure Zeit für Dinge verplempert, die nichts mit diesem Ziel zu tun haben, wird so geringer. Und mal ganz ehrlich: Müsst ihr wirklich alle fünf Minuten eure E-Mails checken? Das lenkt nur ab und kostet Zeit.
2. Die kurzen Zeitintervalle beugen mentaler Erschöpfung vor.
3. Die Pausen „belohnen“ für erledigte Arbeiten und erhöhen die Motivation.

#2 Prioritäten setzen mit Eisenhower

Auf Staatenlenker prasseln jeden Tag eine Vielzahl von Aufgaben ein – darin unterscheiden sie sich nicht von Gründern. Der ehemalige amerikanische Präsident Dwight D. Eisenhower hat einen Weg gefunden, wie man die Aufgabenflut bewältigt. Seine als „Eisenhower Matrix“ bekannt gewordene Formel zeigt, wie sich anstehende Aufgaben priorisieren und strukturieren lassen.

So funktioniert Aufgabenmanagement à la Eisenhower

Ist das Erledigen einer Aufgabe wichtig oder nicht wichtig? Muss sie sofort angepackt werden oder könnt ihr euch Zeit lassen? Diese Faktoren sind das Herz der Eisenhower-Matrix. Der ehemalige amerikanische Präsident ging bei dem Priorisieren von Aufgaben folgendermaßen vor:

• Aufgaben, die wichtig sind und zu einem nahen Termin fertig sein sollten, wurden sofort erledigt.
• Für Aufgaben, die zwar wichtig, aber nicht dringend wurde ein Termin festgelegt, um sie zu erledigen.
• Aufgaben, die zwar zeitnah erledigt werden sollten, aber unwichtig waren, übernahmen andere.
• Unwichtige und nicht dringliche Aufgaben wurden abgelehnt.

So nutzt ihr die Zeitmanagement-Methode

Plant jede Woche einen halben Tag ein, an dem ihr Aufgaben in die oben erwähnten Kategorien einordnet. Am besten eignet sich dafür ein Tag, an dem nicht ganz so viel los ist. Montag morgens wäre also keine gute Idee – außer natürlich ihr seid Wirt oder Friseur und habt montags Ruhetag. Auch für das Bändigen der E-Mail-Flut eignet sich diese Formel bestens. Für Gründer heißt das außerdem – sofern bereits Personal eingestellt ist: Lernt zu delegieren.

#3: Im Handumdrehen Schluss mit den Papierstapeln

Nein, damit ist nicht der Griff in den „Rundordner“ gemeint. Der ist zuweilen schon notwendig, doch es gibt eben auch Dokumente, die ihr noch aufbewahren wollt (und müsst). Damit euer Büro aber nicht zur Papierhalde wird und der Schreibtisch unter Dokumenten erstickt, müsst ihr eine Auswahl treffen und die Papierstapel sortieren. Denn die Sucherei ist nicht nur lästig, sondern mindert auch eure Produktivität. Jede Minute, die ihr und eure Mitarbeiter darauf verwendet, klaut euch Zeit, die ihr anderweitig besser nutzen könntet.

Der Trick mit dem Dreh

Schritt 1: Nehmt euch einen beliebigen Akten- oder Dokumentenstapel vor und dreht ihn einfach um – so dass nun das letzte Blatt zuoberst liegt, mit der Rückseite zu euch.

Schritt 2: Nehmt nun ein Dokument nach dem anderen zur Hand, dreht es herum und entscheidet, was damit geschehen soll. Dabei helfen euch die folgenden drei Fragen:

1. Ist es (noch) relevant? Falls nein: „Ablage P“ – das P steht für Papierkorb.
2. Verlangt es nach einer Aktion? Dann entweder sofort delegieren, selbst erledigen (für alle Aufgaben, die ihr innerhalb weniger Minuten erledigen könnt oder sofort einen Termin festlegen, wann die Aufgabe erledigt sein muss. Dabei hilft euch ein Terminverwaltungsprogramm wie etwa Trello, mit dem ihr eure Aufgaben strukturieren könnt.
3. Muss das Dokument aufbewahrt werden?

Es gibt Dokumente, die nicht weggeworfen werden sollten oder dürfen. So hat etwa das Finanzamt ein ziemlich gutes Gedächtnis und kann noch nach Monaten oder gar Jahren Unterlagen von euch anfordern. Legt diese sofort an dem Ort ab, an den sie gehören – und wo ihr sie schnell wiederfindet. Am besten in eine eindeutig bezeichnete Hängemappe und nicht auf einen weiteren Stapel – denn sonst werdet ihr schon schnell wieder zum „Hochstapler“, der sich mit unübersichtlichen Papierbergen herumärgern muss.

Mehr Tipps für Produktivität und Kreativität

Mehr Tipps für einen gelungenen Büroalltag findet ihr unter diesen 10 Kreativitätstechniken. Mit dabei sind Tipps für professionelles Brainstorming sowie Tools für die Erstellung von Mindmaps. In unserem GründerDaily stellen wir regelmäßig Tools und Techniken vor, die Gründern weiterhelfen. Erfahrt hier, welche hiervon im Jahr 2017 besonders beliebt waren.

Der Beitrag Produktiver arbeiten: Diese drei Zeitmanagement-Methoden helfen euch dabei erschien zuerst auf GründerDaily - Deine tägliche Dosis Unternehmertum.