Für Gründer und Selbstständige stellt sich zur Unterstützung ihrer täglichen Arbeit oft die Frage, ob eine Software dabei helfen kann, Abläufe und Prozesse zu optimieren. Die Vielfalt der Programme und der Anbieter ist groß. Dementsprechend soll der nachfolgende Artikel einen grundlegenden Überblick geben und bspw. Lexware als Anbieter vorstellen.
Eine Existenzgründung bedeutet sehr viel Arbeit. Nicht nur vor der Gründung, sondern auch in der ersten Zeit nach der Gründung. Viele Jungunternehmer unterschätzen den täglichen Arbeitsaufwand und Arbeitsläufe müssen sich erst einspielen. Der Softwaremarkt bietet eine Vielzahl an Softwarelösungen, die Existenzgründern die tägliche Arbeit erleichtern. Abgesehen von den Vorteilen der Unternehmenssoftware ist die Anschaffung natürlich ein Kostenfaktor.
Software für nahezu alle Unternehmensbereiche
Der Softwaremarkt bietet eine Vielzahl an Lösungen für fast alle Unternehmensbereiche. Es gibt einfache Module, die sich auf einen bestimmten Bereich konzentrieren. Hierzu gehören die Kassenbuch-Software, mit der Sie mehrere Kassen verwalten können, Unternehmenssoftware zur Abrechnung von Reisekosten und Spesen, oder auch CRM-Systeme, mit denen sich Kundenprofile, personalisierte Anschreiben und Serienbriefe erstellen lassen. Auch für die Abrechnung von Löhnen und Gehältern gibt es recht einfache Softwarelösungen. Komplexere Softwaremodule bieten die Möglichkeit, verschiedene Arbeitsabläufe zu vernetzen.
Mit einer Buchhaltungssoftware lassen sich nicht nur Geschäftsvorfälle buchen, sondern auch der Jahresabschluss als Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung oder Einnahmen-Überschussrechnung aufstellen sowie die Umsatzsteuervoranmeldung erledigen. Mit einer Warenwirtschaftssoftware lassen sich von der Auftragsstellung über die Warenbestellung bis hin zur Rechnungsstellung alle Schritte eines Auftrages abwickeln. Zudem lässt sich die Entwicklung der Bestände verwalten.
Vorteile von kaufmännischer Software
Jede Unternehmenssoftware bedeutet für den Nutzer Zeitersparnis und Arbeitserleichterung. Nachdem die Software einmal eingerichtet ist, erfolgt der Großteil der Arbeitsabläufe automatisiert. Daten, die einmal angelegt sind, können in verschiedene Masken oder Konten eingefügt werden. Zum Beispiel sind bei der Auftragserfassung Kunden- und Artikeldaten in allen Auftragsarten verfügbar, für wiederkehrende Geschäftsvorfälle ist eine Schnellbuchung möglich. Über Schnittstellen lassen sich Daten importieren und exportieren und sind dadurch in anderen Programmen nutzbar oder können an Dritte weitergeleitet werden. Durch regelmäßige Updates ist die kaufmännische Software stets auf dem neuesten rechtlichen Stand. Darüber hinaus sind branchenspezifische Lösungen beispielsweise für Steuerberater oder für das Handwerk erhältlich.
Welche Software lohnt sich für Existenzgründer?
Es lohnt sich nur, was Sie auch wirklich nutzen. Überlegen Sie sich im Vorfeld, wo Sie viel Arbeit haben, die eine kaufmännische Software erleichtern kann. Freiberufler und Selbstständige, die keine oder nur wenige Mitarbeiter haben, brauchen keine Software zur Lohn- und Gehaltsabrechnung. Eine CRM-Software ist eine nützliche Anschaffung. Sie können damit aber warten, bis Sie einen gewissen Kundenstamm aufgebaut haben. Sehr sinnvoll hingegen ist die Anschaffung einer Buchhaltungssoftware, da jeder Existenzgründer eine Steuererklärung abgeben und einen Jahresabschluss erstellen muss.
Abgesehen von der Zeitersparnis bietet die Buchhaltungssoftware Hilfestellung, wenn Sie nur wenig über Buchhaltung wissen. Aufgrund der Pflicht zur E-Bilanz mit dem Jahresabschluss 2013 lohnt sich die Anschaffung sogar doppelt. Über eine integrierte Schnittstelle in der Buchhaltungssoftware können Sie die Daten an das Finanzamt übertragen. Auch wenn Sie einen Steuerberater mit dem Jahresabschluss beauftragen, ist eine Buchhaltungssoftware sinnvoll. Die Buchhaltungssoftware bereitet die Daten auf die E-Bilanz vor, was Zeitersparnis für den Steuerberater und damit geringere Kosten für Sie bedeutet.
Mit Komplettlösungen Kosten sparen
Existenzgründer müssen in der Anfangszeit auf die Kosten achten. Deshalb gilt es, Nutzen und Kosten der Unternehmenssoftware abzuwägen. Wenn Sie mehrere Softwaremodule nutzen wollen, ist die Anschaffung einer Komplettlösung zu empfehlen. Komplettlösungen enthalten mehrere Funktionen, was einen erheblichen Kostenvorteil im Vergleich zum Einzelkauf bedeutet.
Komplettlösungen gibt es beispielsweise von Lexware, Sage oder Datev, die sich im Leistungsumfang und im Preis deutlich unterscheiden. Die Komplettlösung von Datev enthält die Module Auftragswesen, Buchführung und Online-Banking. Die Lexware Komplettlösung enthält die Module Faktura und Auftrag, Buchhaltung sowie Lohn und Gehalt, womit drei wichtige Unternehmensbereiche abgedeckt sind.
Die vergleichbare Komplettlösung von Sage enthält die Module Auftragsbearbeitung, Warenwirtschaft, Finanz- und Anlagenbuchhaltung, ist jedoch um ein Vielfaches teurer als die Standardsoftware von Lexware. Abgesehen vom Preisvorteil bietet Lexware für Existenzgründer weitere Vorteile. Wenn das Unternehmen wächst, kann die Komplettlösung um Serviceleistungen und um das Modul Warenwirtschaft erweitert werden. Die Komplettlösung von Lexware ist damit eine sinnvolle Einstiegslösung für Freiberufler und kleine Unternehmen, welche die wichtigsten Unternehmensbereiche abdeckt und preislich interessant ist.
Und so kann ein Programm zur Unterstützung im kaufmännischen Bereich aussehen (Quelle: Lexware Büro Easy)